Overview# In this article, we will start Alfresco Governance Services Community Edition (hereinafter AGS) latest version (25.3.0) with Docker and experience the entire records management lifecycle using the REST API.
Specifically, we assume the following business scenario.
Scenario: Contract Management
The business department creates and registers a contract The records manager declares it as a record and classifies it in the file plan Set up a Retention Schedule After contract termination, execute cutoff (active to inactive) After the retention period (3 years) elapses, dispose of the record If litigation arises, suspend disposal using a hold (freeze) Based on the previous article , this article introduces the setup procedure and API usage for the latest version.
Environment# acs-deployment: v10.2.0 (released February 2026) Alfresco Governance Repository Community: 25.3.0 Alfresco Governance Share Community: 25.3.0 Alfresco Search Services: 2.0.17 Traefik: 3.6 PostgreSQL: 16.5 Setup# Cloning the Repository# g c g c i d i d t t a d c c c o l s h c o - e k n d c e e e k r p o - h l u c t o t o t y m p m v p s e 1 o : n 0 s / t . e / 2 g . i 0 t h u b . c o m / A l f r e s c o / a c s - d e p l o y m e n t
Creating the Compose File# Create a compose file for Governance Services based on community-compose.yaml. There are 3 changes:
1. Image Replacement
Service Before After alfresco alfresco/alfresco-content-repository-community:25.3.0alfresco/alfresco-governance-repository-community:25.3.0share alfresco/alfresco-share:25.3.0alfresco/alfresco-governance-share-community:25.3.0
2. Authentication Ticket Timeout Countermeasure (described later)
3. DB Connection Pool Validation Settings (described later)
Below is the compose file created.
s e r a t s p s a c c p v l r h o o c o o r i f i m e h e a i m e p h d a i m e h d e s i m e c p h l i m e p t i m p h n i m e h e n i m e h e o e c r m e n e o x n m e n o e e r m e n e e x t m e n o o e r m e n o i m e o e t m e n e x t m e n e x x x e e a m v J J a t i t r s l t f s s a m v J r - a t i t r s p a e a m v C C R R J a t i t r s p a t f s g a m v - - - m r - a t i t r s 6 a m v S S S S S A J r - v a m r - - - - a t i t r s e a m v A a t i t r s t f s r a m v A A B a t i t r s t f s y t f s s s g _ i A A l e n i e t u e i e f g _ i A t l e n i e t e c : g _ i S S E E A l e n i e t e l e i e r g _ i m t l e n i e t : g _ i O O O O O L A t e g _ t l e n i e t n g _ i P l e n i e t e i e o g _ i P P A l e n i e t e i e : e i e : c e l r V - - - - - - - - V - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - t s [ ] t m t a m / n l r o e l r V - - s " t s t m t a n t c e l r R R P P V - - - - - - t s t m t a n f c n l r e e l r P P P a s " t s t m t a e l r L L L L L F V - s " m e l s " " " " t s [ ] t m t a t e l r P t s t m t a n l r l e l r P P S t s t m t a n l r n l r o : i o A D D D D D D D D A D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D X X h t e e r r e u d e v r : i o A X X : 8 h t e e r r d i o : i o F F O O A X X D D D D h t e e r r d r o d e v s : i o O O O n : 5 h t e e r r : i o R R R R R R A D : 8 q : i : 8 5 6 6 h t e e r r - : i o _ h t e e r r d e v - : i o _ _ E h t e e r r d e v d e v : m n _ e e e e m m m m _ d d d d s s s s s s i s s a a c a m d l a a a a d d X X c : " " " " r o i t s s s : i m m n _ X X 0 c : r o i t s v n m n _ _ _ _ _ X X a a a a c : r o i t s e n s : i : m n S S S d 4 c : r o i t m n _ _ _ _ _ E _ a 0 : m 1 6 1 1 c : " " " " " " " " r o i t a m n B c : r o i t s : i c m n C C _ c : r o i t s : i s : i d i m T n n n n e e e e O b b b b o o o o o o n h h l l s o e e o u u u u b b : : h C c - h v u e _ : r : c - a i m O : : 9 h v u e _ _ e d d i m F F H P O : : l l l l h v u e _ _ s d : c p i m T T T : 3 h v u e _ d i m A A S S C S T l 8 a i 6 7 6 6 h C / q - t | g G v u e _ p a i m A h v u e _ : c e q i m O O P h v u e _ : c : c o t e O c c c c t t t t P . . . . l l l l l l d a a f f r s s p c t t t t . . M M e M u f t a t s p / c e c l t e P M M 0 e [ a t s p o m i o t e I I O O P M M f f f f e [ a t s p o c i c e o t e G G G 2 e [ a t s p o t e L L O O R C O f 3 l t 1 2 1 1 e M o u - y " r o a t s p p l t e S e [ a t s p c e n u t e N N A e [ a t s p c e c e c : n O r r r r a a a a T d u p u r r r r r r e r r r r f . s l a h h h h p p i a c D r " t l : : e l o : o f : n T i a : c " l : : e n q t c : n L L S R T i a r r r r c " l : : e n o t o : s : n R R R p : c " l : : e c : n F F L L E O O r : f : : : 6 3 c D p e o p , e o l : : e : f : n E c " l : : e o : t a : n F F T c " l : : e o : o : k t L y y y y d d d d S r s a r . . . . . . x e e e e . b a o l e e e e o o n x k " l , p : r o m r r t S n x 8 k C : r : : i k t T T T T S n x e e e e k C : r : : i m t t E E E o 5 k C : r k t R R R R A _ L e 8 r 8 5 : : k " t r b e p d : r r t _ k C : r m e y t I I H k C : r m m e 1 : _ p p p p a a a a : i e s l h p h s s b . . . s s f a g y T n n n n o o R R : , " : 3 5 i c m a e e 1 : : R R 0 : M 2 3 i o e 1 : E E : : : R R s s s s : M 2 3 i o m s g 5 : S S S s 4 : M 3 3 i e 2 : E E _ _ T S _ s 9 e 1 1 6 6 6 : , / y j = " " 5 5 i e 1 : S : M 1 3 i m c r . 1 : G G : : M 1 3 i m c m p r 9 O t t t t t t t t v r s = o o t e h a s h p c c i s i m r t t t t l l A A , / 3 s o a o l - s 5 A A 9 D 2 s o n r g R R A A c c c c D 2 s o n o h r 1 _ _ _ t 3 D 1 s o r g S S H P E E O c 8 s g 6 7 1 1 a " n B , , 1 s o s 2 H D 1 s o o o : i 2 _ _ D 1 s o o o o r . 0 P i i i i a a a a e n w j s r t c a s u o o o o l e n e a i i i i . . M M / 0 d l n f a c 3 M M 0 " 0 d : . _ _ " " M M o o o o " 0 d : n a e 2 P U D g 2 - 0 d . C C O O _ C P o 3 c 1 2 6 6 c , a r 0 d c 8 A " 0 d n n o 8 P A " 0 d n n n o i 0 T o o o o - - - - r a o d t t p u r e b s r . . t U g n n c c c c v e P P l s : / s r i o 6 P P " , s : i O R a 8 P P . . . . , s : s r s m A S B r " S s : i O O S R A U T . " o " " 1 1 t m o s : o m R , s : s t / m R U , s : s t s x o m I n n n n k k k k = m r b = = . r e . s t t h p e r . t s a a a a a v e e o t / e o / m e e s o R E l 0 e e h p c p s / e : S E = e H o _ _ T T L R I s / 6 3 i e k / E / e a O T / r / y / O . . . . e e e e o e d c s 8 c e d u y = = o o r l b . f t t t t l i r r c 1 o b s : a r r " 1 e / I F f 8 r r o o o r " 1 e b 1 S R a s E 5 / H P : : F E O e a " " v " e 5 a _ " 1 b n l V H " 1 b o b a N k c k k y y y y r = = : o 9 o C S r s l 8 s r . O r m o i i i i i c c c a m m a c l c c c 0 r a G E r 0 c c s r n o c 5 r a 6 W = l L s a O O R _ N c l e , r s l U c s a t f I _ c s a l a l S e i e e s s s s g a a p l 8 n o e l t o 0 t t e v o e r o o o o d t e e l c s o f e e u s v l I R e " e e t t t t u s v s . O a f - L l S R " " E C S u f m , f R u s - r D T u s - s f : y p y y t t t t . l l o r 3 n m c = e c 8 = = n e k t m n n n n a . n n h a e r n n r i f N E s n n = = e o r i e 5 R l r c " f T T s 8 S O : r r q b r L r e a e E Y r e c e r s h A s o o o o p f f s 6 e m r / m a 0 l 8 a r e h . . . . . t i t t o t . e t t l c r : R c t t l 8 x c l c . D f e , r : : o 9 C M e e / r e : l . p s R P l . e . e t e l t r r r r o r r t c s e s . l o 0 b w r o c t t t t e n a a s / y s a a " e e : o a a o 0 t o " e y = r s m e l 8 O M C s b o s " y p c : E " y n y s o r g o e e e e s e e g t = t o n h c 8 l r . d o i i i i . t g g t a a c g g , _ s h " g g c 8 = l , _ a a e c a " s " " r 3 _ S o c i k c " , a o : , a t a c r A o r . . . . t s s r i s = l a o a 0 e i u = r c c c c q e e e : l m o e e h c t h e e a 0 a = h m l s o x p c a 8 6 " D : m o n e o h m / " m e m o e l r e p a m m g c c e o e s r m s l d t r D e k k k k u r = = 8 f l - = = " e o t t = = l l h " e l f c _ g o l 0 " E m - / r - t " l a E " " l r l / . g i . a l e e r o o s n c e e t h = e l O - e e e e e v 5 8 0 _ t 5 8 - a / p t 5 8 h f t - a r o c _ / f 8 F " s a a N c t - l C B - a t o t l s i t t e q . r c = o f = = C a t t t t r a 0 0 8 d r 0 0 f l a : p 0 0 o r t f l e o i a r 0 A s . c c a o p f f M A f l y r h o s a a a s l t e r s s a h " K i . . . . y l 0 a a " t l / : s e p " t s n s l e " U e s t t m n : " r " S " f p i m c w s d d q : i t e o t l t f E o t e v u = = / t n , h f / / t s , h c n r f s L c e i i e t / , e I , r e t = a o e a a l / m t l s t a R . i x a s S 6 a a s y r l c y o e e r c T r c v v = e / s C e = h D t r s t t . / e r e p i _ u c p l e E 0 l f " e l o " c a e o S e r e e * n l " c " " s J m E i d = a a D p o 6 : l C r k i i S L 0 f o h s c o h t d s " : t e m m , t o h o h c C = S o = m . . r o u / O l e r d i E r r t c a c t i y c " t q q s - c t - t o E D e n m e p a i s t v M = t y D n C e m t o l a t o o " = : " e a a t c t - K E d = p t a l v t = l e P h s M u g T s - p - h l p n - - a s 5 , r p l p o p g S S e / 6 a s g e g 1 o r O t E o r l \ c c : g o h : s d s l e . v p h : n : o e u y d s o r r 0 c : S t x d a e o o / o s o / = e f c 1 i : o / t / v d s c a w r e 0 a ( E p p e t T 1 / r / v t s / 3 $ a r r 8 c 7 s / r / e e r 0 t o i s 0 l n : i = i i a e l e : t l 0 $ r e e - e . t l o l r / / U a r t : h i / r A o c p - o r 8 : o 0 P c s t j = 2 : o l o n C l D d h 5 o o / e F n k i a c n 0 8 c O h c r H . 8 c - c a B o 9 = m 4 s : t = T = e / i a a 8 0 a - S - o e e 0 0 a c a n C c e o = 3 t / r t E P t - o l n 0 8 l c T s , 1 a 8 l e l c / a K D 2 : / a r R T P d : h c 0 h G e a 7 l 0 h n h e P l I E / 8 a n u _ 8 e e 5 o e / o l R r r - t / o t o - K / W S a 0 c s e I H r f . s - s s o E v c r h a s e s r C t z e l 8 t f N U a 3 t s h t g S i h o " c t r t e S o V d f 0 i o A s u . : h a : _ _ c i c , a : : : p 5 m d e r / v r C e l 0 8 a r 8 m D e v k / 8 1 8 o P c E e a e m T r t 0 r e 0 i B s e y # 0 0 0 s a a d s l m - I = - 9 e / 8 n : " l / 8 . 8 i d t A c f q c V f / 0 - . 0 _ - 2 i p 0 2 0 t d / o r : o I a p / c * / m U . n r / . / o i s e 6 r T l u r o s e 0 u e " 0 " r n h s 1 e Y s b e m h s $ . x v ] ] y g a c 6 - e l a m a s $ 1 8 i - r o 1 a i d u r a P 7 e c e / 6 i c y n e g O w o d a ) o / " i " e S / m / o ? : a ] t ] s T s m c s t 8 l y = G " u l i 0 f : L R n a m 9 r 2 O E i s e 0 e 5 G S t s o / s . _ y e u c 3 U : s t o . S 2 / = / 0 E 5 a 3 v R . l 0 e " 3 f 0 r ] . r 0 s 0 e & i s j o c m n o s s / . / e u 1 x s / t e p e C r n o o s m b i p e o r s n e / / s - k s r e i e y o a s n d t = y o t - r r " e u , / e k " e y s t o r e Starting Up# d o c k e r c o m p o s e - f g o v e r n a n c e - c o m m u n i t y - c o m p o s e . y a m l u p - d
After starting, verify that all containers are healthy.
d o c k e r c o m p o s e - f g o v e r n a n c e - c o m m u n i t y - c o m p o s e . y a m l p s
N d d d d d d d d d A o o o o o o o o o M c c c c c c c c c E k k k k k k k k k e e e e e e e e e r r r r r r r r r - - - - - - - - - c c c c c c c c c o o o o o o o o o m m m m m m m m m p p p p p p p p p o o o o o o o o o s s s s s s s s s e e e e e e e e e - - - - - - - - - a a c c p p s s t c l o o o r h o r t f n n s o a l a i r t t t x r r n v e e r g y e 6 s e s n o r - - - f m c t l e 1 1 1 o q o - - s r - - a c - m 1 1 p e 1 - p n c - t o 1 e r r e - - 1 a i o - 1 S U U U U U U U U U T p p p p p p p p p A T ( ( ( ( ( ( ( ( U h h h h h h h h S e e e e e e e e a a a a a a a a l l l l l l l l t t t t t t t t h h h h h h h h y y y y y y y y ) ) ) ) ) ) ) )
You can access the following URLs. The default login credentials are admin / admin.
The Alfresco Share login screen is displayed.
The dashboard after login. The Records Management site is displayed.
You can also access it from Content App.
Control Center allows management of users and groups.
Experiencing Records Management via REST API# From here, we will walk through the contract management business scenario using the REST API.
All API commands can be executed with curl. Authentication uses Basic authentication (admin:admin).
1. Connection Verification# First, verify the API connection and logged-in user.
c u r " | l h t p - t y s p t : h - / u n l 3 a o d c - m a m i l n h j : o s a s o d t n m : . i 8 t n 0 o 8 o \ 0 l / a l f r e s c o / a p i / - d e f a u l t - / p u b l i c / a l f r e s c o / v e r s i o n s / 1 / p e o p l e / - m e - " \ { } " } e n t r " " } " " " " y f c , d i e e " i a i d n m : r p s " a a s a " " " p : b i { t b i i i l l l N i s s s a " e " a l G A M y a d : m i u d u N d " e t e m t a m : " " i s i a m i a : e t n b e n t d s " " l " " r m " " : : e : , u i A : " e n d f t : " , @ m { a r A a i l u t d l n s e r m f i e , u i r s , e n e t i s r s c a t o t r . o a c r t o " o m , r " " ,
2. Creating the Records Management Site# To use Governance Services features, you first need to create an RM site. Use the GS-specific API rather than the normal site creation API.
c u r " - - } l h H d ' t " " " - t " ' t d c | s p C { i e o : t s m p - n l c p y u / t e r l t l e " i i h a o n : p a o d c t t n n m a - " i c 3 i l T R o e n h y e n " - : o p c " : m a s e o : d t : r " j m : d " S s i 8 a s R T o n 0 p e A n 8 p M c N . - 0 l a o D t X / i n r A o a c a d R o P l a g s D l O f t e " S r i m M T e o e a s n n n c t a j " g / s , e a o m p n e i " n / t - \ d S e i f t a e u " l , t - / p u b l i c / g s / v e r s i o n s / 1 / g s - s i t e s " \ { } " } e n t r " " " " " " y r v c g i t " o i o u d i : l s m i " t e i p d : l { " b l " e : i i : " " l a r : " i n " m S t c 9 " " i y e 9 , R t " " 1 e e : : d c M b o a " " 9 r n P S 0 d a U T 4 s g B A - e L N 6 M r I D 9 a " C A 9 n , " R 7 a , D - g " 4 e , a m 5 e 6 n - t 9 " d b 9 - 0 4 6 9 9 7 6 a 5 6 0 6 " ,
!
compliance can be selected from STANDARD and DOD5015. DOD5015 is a mode compliant with the US Department of Defense records management standard. We use STANDARD this time.
3. Checking the File Plan# When the RM site is created, a File Plan is automatically created. The File Plan is the top-level structure of records management and serves as the root of the classification scheme. The RM site dashboard is displayed as follows.
c u r " | l h t p - t y s p t : h - / u n l 3 a o d c - m a m i l n h j : o s a s o d t n m : . i 8 t n 0 o 8 o \ 0 l / a l f r e s c o / a p i / - d e f a u l t - / p u b l i c / g s / v e r s i o n s / 1 / f i l e - p l a n s / - f i l e P l a n - " \ s e r a t s p s a c c p v l r h o o c o o r i f i m e h e a i m e p h d a i m e h d e s i m e c p h l i m e p t i m p h n i m e h e n i m e h e o e c r m e n e o x n m e n o e e r m e n e e x t m e n o o e r m e n o i m e o e t m e n e x t m e n e x x x e e a m v J J a t i t r s l t f s s a m v J r - a t i t r s p a e a m v C C R R J a t i t r s p a t f s g a m v - - - m r - a t i t r s 6 a m v S S S S S A J r - v a m r - - - - a t i t r s e a m v A a t i t r s t f s r a m v A A B a t i t r s t f s y t f s s s g _ i A A l e n i e t u e i e f g _ i A t l e n i e t e c : g _ i S S E E A l e n i e t e l e i e r g _ i m t l e n i e t : g _ i O O O O O L A t e g _ t l e n i e t n g _ i P l e n i e t e i e o g _ i P P A l e n i e t e i e : e i e : c e l r V - - - - - - - - V - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - t s [ ] t m t a m / n l r o e l r V - - s " t s t m t a n t c e l r R R P P V - - - - - - t s t m t a n f c n l r e e l r P P P a s " t s t m t a e l r L L L L L F V - s " m e l s " " " " t s [ ] t m t a t e l r P t s t m t a n l r l e l r P P S t s t m t a n l r n l r o : i o A D D D D D D D D A D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D X X h t e e r r e u d e v r : i o A X X : 8 h t e e r r d i o : i o F F O O A X X D D D D h t e e r r d r o d e v s : i o O O O n : 5 h t e e r r : i o R R R R R R A D : 8 q : i : 8 5 6 6 h t e e r r - : i o _ h t e e r r d e v - : i o _ _ E h t e e r r d e v d e v : m n _ e e e e m m m m _ d d d d s s s s s s i s s a a c a m d l a a a a d d X X c : " " " " r o i t s s s : i m m n _ X X 0 c : r o i t s v n m n _ _ _ _ _ X X a a a a c : r o i t s e n s : i : m n S S S d 4 c : r o i t m n _ _ _ _ _ E _ a 0 : m 1 6 1 1 c : " " " " " " " " r o i t a m n B c : r o i t s : i c m n C C _ c : r o i t s : i s : i d i m T n n n n e e e e O b b b b o o o o o o n h h l l s o e e o u u u u b b : : h C c - h v u e _ : r : c - a i m O : : 9 h v u e _ _ e d d i m F F H P O : : l l l l h v u e _ _ s d : c p i m T T T : 3 h v u e _ d i m A A S S C S T l 8 a i 6 7 6 6 h C / q - t | g G v u e _ p a i m A h v u e _ : c e q i m O O P h v u e _ : c : c o t e O c c c c t t t t P . . . . l l l l l l d a a f f r s s p c t t t t . . M M e M u f t a t s p / c e c l t e P M M 0 e [ a t s p o m i o t e I I O O P M M f f f f e [ a t s p o c i c e o t e G G G 2 e [ a t s p o t e L L O O R C O f 3 l t 1 2 1 1 e M o u - y " r o a t s p p l t e S e [ a t s p c e n u t e N N A e [ a t s p c e c e c : n O r r r r a a a a T d u p u r r r r r r e r r r r f . s l a h h h h p p i a c D r " t l : : e l o : o f : n T i a : c " l : : e n q t c : n L L S R T i a r r r r c " l : : e n o t o : s : n R R R p : c " l : : e c : n F F L L E O O r : f : : : 6 3 c D p e o p , e o l : : e : f : n E c " l : : e o : t a : n F F T c " l : : e o : o : k t L y y y y d d d d S r s a r . . . . . . x e e e e . b a o l e e e e o o n x k " l , p : r o m r r t S n x 8 k C : r : : i k t T T T T S n x e e e e k C : r : : i m t t E E E o 5 k C : r k t R R R R A _ L e 8 r 8 5 : : k " t r b e p d : r r t _ k C : r m e y t I I H k C : r m m e 1 : _ p p p p a a a a : i e s l h p h s s b . . . s s f a g y T n n n n o o R R : , " : 3 5 i c m a e e 1 : : R R 0 : M 2 3 i o e 1 : E E : : : R R s s s s : M 2 3 i o m s g 5 : S S S s 4 : M 3 3 i e 2 : E E _ _ T S _ s 9 e 1 1 6 6 6 : , / y j = " " 5 5 i e 1 : S : M 1 3 i m c r . 1 : G G : : M 1 3 i m c m p r 9 O t t t t t t t t v r s = o o t e h a s h p c c i s i m r t t t t l l A A , / 3 s o a o l - s 5 A A 9 D 2 s o n r g R R A A c c c c D 2 s o n o h r 1 _ _ _ t 3 D 1 s o r g S S H P E E O c 8 s g 6 7 1 1 a " n B , , 1 s o s 2 H D 1 s o o o : i 2 _ _ D 1 s o o o o r . 0 P i i i i a a a a e n w j s r t c a s u o o o o l e n e a i i i i . . M M / 0 d l n f a c 3 M M 0 " 0 d : . _ _ " " M M o o o o " 0 d : n a e 2 P U D g 2 - 0 d . C C O O _ C P o 3 c 1 2 6 6 c , a r 0 d c 8 A " 0 d n n o 8 P A " 0 d n n n o i 0 T o o o o - - - - r a o d t t p u r e b s r . . t U g n n c c c c v e P P l s : / s r i o 6 P P " , s : i O R a 8 P P . . . . , s : s r s m A S B r " S s : i O O S R A U T . " o " " 1 1 t m o s : o m R , s : s t / m R U , s : s t s x o m I n n n n k k k k = m r b = = . r e . s t t h p e r . t s a a a a a v e e o t / e o / m e e s o R E l 0 e e h p c p s / e : S E = e H o _ _ T T L R I s / 6 3 i e k / E / e a O T / r / y / O . . . . e e e e o e d c s 8 c e d u y = = o o r l b . f t t t t l i r r c 1 o b s : a r r " 1 e / I F f 8 r r o o o r " 1 e b 1 S R a s E 5 / H P : : F E O e a " " v " e 5 a _ " 1 b n l V H " 1 b o b a N k c k k y y y y r = = : o 9 o C S r s l 8 s r . O r m o i i i i i c c c a m m a c l c c c 0 r a G E r 0 c c s r n o c 5 r a 6 W = l L s a O O R _ N c l e , r s l U c s a t f I _ c s a l a l S e i e e s s s s g a a p l 8 n o e l t o 0 t t e v o e r o o o o d t e e l c s o f e e u s v l I R e " e e t t t t u s v s . O a f - L l S R " " E C S u f m , f R u s - r D T u s - s f : y p y y t t t t . l l o r 3 n m c = e c 8 = = n e k t m n n n n a . n n h a e r n n r i f N E s n n = = e o r i e 5 R l r c " f T T s 8 S O : r r q b r L r e a e E Y r e c e r s h A s o o o o p f f s 6 e m r / m a 0 l 8 a r e h . . . . . t i t t o t . e t t l c r : R c t t l 8 x c l c . D f e , r : : o 9 C M e e / r e : l . p s R P l . e . e t e l t r r r r o r r t c s e s . l o 0 b w r o c t t t t e n a a s / y s a a " e e : o a a o 0 t o " e y = r s m e l 8 O M C s b o s " y p c : E " y n y s o r g o e e e e s e e g t = t o n h c 8 l r . d o i i i i . t g g t a a c g g , _ s h " g g c 8 = l , _ a a e c a " s " " r 3 _ S o c i k c " , a o : , a t a c r A o r . . . . t s s r i s = l a o a 0 e i u = r c c c c q e e e : l m o e e h c t h e e a 0 a = h m l s o x p c a 8 6 " D : m o n e o h m / " m e m o e l r e p a m m g c c e o e s r m s l d t r D e k k k k u r = = 8 f l - = = " e o t t = = l l h " e l f c _ g o l 0 " E m - / r - t " l a E " " l r l / . g i . a l e e r o o s n c e e t h = e l O - e e e e e v 5 8 0 _ t 5 8 - a / p t 5 8 h f t - a r o c _ / f 8 F " s a a N c t - l C B - a t o t l s i t t e q . r c = o f = = C a t t t t r a 0 0 8 d r 0 0 f l a : p 0 0 o r t f l e o i a r 0 A s . c c a o p f f M A f l y r h o s a a a s l t e r s s a h " K i . . . . y l 0 a a " t l / : s e p " t s n s l e " U e s t t m n : " r " S " f p i m c w s d d q : i t e o t l t f E o t e v u = = / t n , h f / / t s , h c n r f s L c e i i e t / , e I , r e t = a o e a a l / m t l s t a R . i x a s S 6 a a s y r l c y o e e r c T r c v v = e / s C e = h D t r s t t . / e r e p i _ u c p l e E 0 l f " e l o " c a e o S e r e e * n l " c " " s J m E i d = a a D p o 6 : l C r k i i S L 0 f o h s c o h t d s " : t e m m , t o h o h c C = S o = m . . r o u / O l e r d i E r r t c a c t i y c " t q q s - c t - t o E D e n m e p a i s t v M = t y D n C e m t o l a t o o " = : " e a a t c t - K E d = p t a l v t = l e P h s M u g T s - p - h l p n - - a s 5 , r p l p o p g S S e / 6 a s g e g 1 o r O t E o r l \ c c : g o h : s d s l e . v p h : n : o e u y d s o r r 0 c : S t x d a e o o / o s o / = e f c 1 i : o / t / v d s c a w r e 0 a ( E p p e t T 1 / r / v t s / 3 $ a r r 8 c 7 s / r / e e r 0 t o i s 0 l n : i = i i a e l e : t l 0 $ r e e - e . t l o l r / / U a r t : h i / r A o c p - o r 8 : o 0 P c s t j = 2 : o l o n C l D d h 5 o o / e F n k i a c n 0 8 c O h c r H . 8 c - c a B o 9 = m 4 s : t = T = e / i a a 8 0 a - S - o e e 0 0 a c a n C c e o = 3 t / r t E P t - o l n 0 8 l c T s , 1 a 8 l e l c / a K D 2 : / a r R T P d : h c 0 h G e a 7 l 0 h n h e P l I E / 8 a n u _ 8 e e 5 o e / o l R r r - t / o t o - K / W S a 0 c s e I H r f . s - s s o E v c r h a s e s r C t z e l 8 t f N U a 3 t s h t g S i h o " c t r t e S o V d f 0 i o A s u . : h a : _ _ c i c , a : : : p 5 m d e r / v r C e l 0 8 a r 8 m D e v k / 8 1 8 o P c E e a e m T r t 0 r e 0 i B s e y # 0 0 0 s a a d s l m - I = - 9 e / 8 n : " l / 8 . 8 i d t A c f q c V f / 0 - . 0 _ - 2 i p 0 2 0 t d / o r : o I a p / c * / m U . n r / . / o i s e 6 r T l u r o s e 0 u e " 0 " r n h s 1 e Y s b e m h s $ . x v ] ] y g a c 6 - e l a m a s $ 1 8 i - r o 1 a i d u r a P 7 e c e / 6 i c y n e g O w o d a ) o / " i " e S / m / o ? : a ] t ] s T s m c s t 8 l y = G " u l i 0 f : L R n a m 9 r 2 O E i s e 0 e 5 G S t s o / s . _ y e u c 3 U : s t o . S 2 / = / 0 E 5 a 3 v R . l 0 e " 3 f 0 r ] . r 0 s 0 e & i s j o c m n o s s / . / e u 1 x s / t e p e C r n o o s m b i p e o r s n e / / s - k s r e i e y o a s n d t = y o t - r r " e u , / e k " e y s t o r e 0
When checking the File Plan in the Share UI, it is displayed as follows.
The following structure is auto-generated within the File Plan.
s e r a t s p s a c c p v l r h o o c o o r i f i m e h e a i m e p h d a i m e h d e s i m e c p h l i m e p t i m p h n i m e h e n i m e h e o e c r m e n e o x n m e n o e e r m e n e e x t m e n o o e r m e n o i m e o e t m e n e x t m e n e x x x e e a m v J J a t i t r s l t f s s a m v J r - a t i t r s p a e a m v C C R R J a t i t r s p a t f s g a m v - - - m r - a t i t r s 6 a m v S S S S S A J r - v a m r - - - - a t i t r s e a m v A a t i t r s t f s r a m v A A B a t i t r s t f s y t f s s s g _ i A A l e n i e t u e i e f g _ i A t l e n i e t e c : g _ i S S E E A l e n i e t e l e i e r g _ i m t l e n i e t : g _ i O O O O O L A t e g _ t l e n i e t n g _ i P l e n i e t e i e o g _ i P P A l e n i e t e i e : e i e : c e l r V - - - - - - - - V - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - t s [ ] t m t a m / n l r o e l r V - - s " t s t m t a n t c e l r R R P P V - - - - - - t s t m t a n f c n l r e e l r P P P a s " t s t m t a e l r L L L L L F V - s " m e l s " " " " t s [ ] t m t a t e l r P t s t m t a n l r l e l r P P S t s t m t a n l r n l r o : i o A D D D D D D D D A D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D X X h t e e r r e u d e v r : i o A X X : 8 h t e e r r d i o : i o F F O O A X X D D D D h t e e r r d r o d e v s : i o O O O n : 5 h t e e r r : i o R R R R R R A D : 8 q : i : 8 5 6 6 h t e e r r - : i o _ h t e e r r d e v - : i o _ _ E h t e e r r d e v d e v : m n _ e e e e m m m m _ d d d d s s s s s s i s s a a c a m d l a a a a d d X X c : " " " " r o i t s s s : i m m n _ X X 0 c : r o i t s v n m n _ _ _ _ _ X X a a a a c : r o i t s e n s : i : m n S S S d 4 c : r o i t m n _ _ _ _ _ E _ a 0 : m 1 6 1 1 c : " " " " " " " " r o i t a m n B c : r o i t s : i c m n C C _ c : r o i t s : i s : i d i m T n n n n e e e e O b b b b o o o o o o n h h l l s o e e o u u u u b b : : h C c - h v u e _ : r : c - a i m O : : 9 h v u e _ _ e d d i m F F H P O : : l l l l h v u e _ _ s d : c p i m T T T : 3 h v u e _ d i m A A S S C S T l 8 a i 6 7 6 6 h C / q - t | g G v u e _ p a i m A h v u e _ : c e q i m O O P h v u e _ : c : c o t e O c c c c t t t t P . . . . l l l l l l d a a f f r s s p c t t t t . . M M e M u f t a t s p / c e c l t e P M M 0 e [ a t s p o m i o t e I I O O P M M f f f f e [ a t s p o c i c e o t e G G G 2 e [ a t s p o t e L L O O R C O f 3 l t 1 2 1 1 e M o u - y " r o a t s p p l t e S e [ a t s p c e n u t e N N A e [ a t s p c e c e c : n O r r r r a a a a T d u p u r r r r r r e r r r r f . s l a h h h h p p i a c D r " t l : : e l o : o f : n T i a : c " l : : e n q t c : n L L S R T i a r r r r c " l : : e n o t o : s : n R R R p : c " l : : e c : n F F L L E O O r : f : : : 6 3 c D p e o p , e o l : : e : f : n E c " l : : e o : t a : n F F T c " l : : e o : o : k t L y y y y d d d d S r s a r . . . . . . x e e e e . b a o l e e e e o o n x k " l , p : r o m r r t S n x 8 k C : r : : i k t T T T T S n x e e e e k C : r : : i m t t E E E o 5 k C : r k t R R R R A _ L e 8 r 8 5 : : k " t r b e p d : r r t _ k C : r m e y t I I H k C : r m m e 1 : _ p p p p a a a a : i e s l h p h s s b . . . s s f a g y T n n n n o o R R : , " : 3 5 i c m a e e 1 : : R R 0 : M 2 3 i o e 1 : E E : : : R R s s s s : M 2 3 i o m s g 5 : S S S s 4 : M 3 3 i e 2 : E E _ _ T S _ s 9 e 1 1 6 6 6 : , / y j = " " 5 5 i e 1 : S : M 1 3 i m c r . 1 : G G : : M 1 3 i m c m p r 9 O t t t t t t t t v r s = o o t e h a s h p c c i s i m r t t t t l l A A , / 3 s o a o l - s 5 A A 9 D 2 s o n r g R R A A c c c c D 2 s o n o h r 1 _ _ _ t 3 D 1 s o r g S S H P E E O c 8 s g 6 7 1 1 a " n B , , 1 s o s 2 H D 1 s o o o : i 2 _ _ D 1 s o o o o r . 0 P i i i i a a a a e n w j s r t c a s u o o o o l e n e a i i i i . . M M / 0 d l n f a c 3 M M 0 " 0 d : . _ _ " " M M o o o o " 0 d : n a e 2 P U D g 2 - 0 d . C C O O _ C P o 3 c 1 2 6 6 c , a r 0 d c 8 A " 0 d n n o 8 P A " 0 d n n n o i 0 T o o o o - - - - r a o d t t p u r e b s r . . t U g n n c c c c v e P P l s : / s r i o 6 P P " , s : i O R a 8 P P . . . . , s : s r s m A S B r " S s : i O O S R A U T . " o " " 1 1 t m o s : o m R , s : s t / m R U , s : s t s x o m I n n n n k k k k = m r b = = . r e . s t t h p e r . t s a a a a a v e e o t / e o / m e e s o R E l 0 e e h p c p s / e : S E = e H o _ _ T T L R I s / 6 3 i e k / E / e a O T / r / y / O . . . . e e e e o e d c s 8 c e d u y = = o o r l b . f t t t t l i r r c 1 o b s : a r r " 1 e / I F f 8 r r o o o r " 1 e b 1 S R a s E 5 / H P : : F E O e a " " v " e 5 a _ " 1 b n l V H " 1 b o b a N k c k k y y y y r = = : o 9 o C S r s l 8 s r . O r m o i i i i i c c c a m m a c l c c c 0 r a G E r 0 c c s r n o c 5 r a 6 W = l L s a O O R _ N c l e , r s l U c s a t f I _ c s a l a l S e i e e s s s s g a a p l 8 n o e l t o 0 t t e v o e r o o o o d t e e l c s o f e e u s v l I R e " e e t t t t u s v s . O a f - L l S R " " E C S u f m , f R u s - r D T u s - s f : y p y y t t t t . l l o r 3 n m c = e c 8 = = n e k t m n n n n a . n n h a e r n n r i f N E s n n = = e o r i e 5 R l r c " f T T s 8 S O : r r q b r L r e a e E Y r e c e r s h A s o o o o p f f s 6 e m r / m a 0 l 8 a r e h . . . . . t i t t o t . e t t l c r : R c t t l 8 x c l c . D f e , r : : o 9 C M e e / r e : l . p s R P l . e . e t e l t r r r r o r r t c s e s . l o 0 b w r o c t t t t e n a a s / y s a a " e e : o a a o 0 t o " e y = r s m e l 8 O M C s b o s " y p c : E " y n y s o r g o e e e e s e e g t = t o n h c 8 l r . d o i i i i . t g g t a a c g g , _ s h " g g c 8 = l , _ a a e c a " s " " r 3 _ S o c i k c " , a o : , a t a c r A o r . . . . t s s r i s = l a o a 0 e i u = r c c c c q e e e : l m o e e h c t h e e a 0 a = h m l s o x p c a 8 6 " D : m o n e o h m / " m e m o e l r e p a m m g c c e o e s r m s l d t r D e k k k k u r = = 8 f l - = = " e o t t = = l l h " e l f c _ g o l 0 " E m - / r - t " l a E " " l r l / . g i . a l e e r o o s n c e e t h = e l O - e e e e e v 5 8 0 _ t 5 8 - a / p t 5 8 h f t - a r o c _ / f 8 F " s a a N c t - l C B - a t o t l s i t t e q . r c = o f = = C a t t t t r a 0 0 8 d r 0 0 f l a : p 0 0 o r t f l e o i a r 0 A s . c c a o p f f M A f l y r h o s a a a s l t e r s s a h " K i . . . . y l 0 a a " t l / : s e p " t s n s l e " U e s t t m n : " r " S " f p i m c w s d d q : i t e o t l t f E o t e v u = = / t n , h f / / t s , h c n r f s L c e i i e t / , e I , r e t = a o e a a l / m t l s t a R . i x a s S 6 a a s y r l c y o e e r c T r c v v = e / s C e = h D t r s t t . / e r e p i _ u c p l e E 0 l f " e l o " c a e o S e r e e * n l " c " " s J m E i d = a a D p o 6 : l C r k i i S L 0 f o h s c o h t d s " : t e m m , t o h o h c C = S o = m . . r o u / O l e r d i E r r t c a c t i y c " t q q s - c t - t o E D e n m e p a i s t v M = t y D n C e m t o l a t o o " = : " e a a t c t - K E d = p t a l v t = l e P h s M u g T s - p - h l p n - - a s 5 , r p l p o p g S S e / 6 a s g e g 1 o r O t E o r l \ c c : g o h : s d s l e . v p h : n : o e u y d s o r r 0 c : S t x d a e o o / o s o / = e f c 1 i : o / t / v d s c a w r e 0 a ( E p p e t T 1 / r / v t s / 3 $ a r r 8 c 7 s / r / e e r 0 t o i s 0 l n : i = i i a e l e : t l 0 $ r e e - e . t l o l r / / U a r t : h i / r A o c p - o r 8 : o 0 P c s t j = 2 : o l o n C l D d h 5 o o / e F n k i a c n 0 8 c O h c r H . 8 c - c a B o 9 = m 4 s : t = T = e / i a a 8 0 a - S - o e e 0 0 a c a n C c e o = 3 t / r t E P t - o l n 0 8 l c T s , 1 a 8 l e l c / a K D 2 : / a r R T P d : h c 0 h G e a 7 l 0 h n h e P l I E / 8 a n u _ 8 e e 5 o e / o l R r r - t / o t o - K / W S a 0 c s e I H r f . s - s s o E v c r h a s e s r C t z e l 8 t f N U a 3 t s h t g S i h o " c t r t e S o V d f 0 i o A s u . : h a : _ _ c i c , a : : : p 5 m d e r / v r C e l 0 8 a r 8 m D e v k / 8 1 8 o P c E e a e m T r t 0 r e 0 i B s e y # 0 0 0 s a a d s l m - I = - 9 e / 8 n : " l / 8 . 8 i d t A c f q c V f / 0 - . 0 _ - 2 i p 0 2 0 t d / o r : o I a p / c * / m U . n r / . / o i s e 6 r T l u r o s e 0 u e " 0 " r n h s 1 e Y s b e m h s $ . x v ] ] y g a c 6 - e l a m a s $ 1 8 i - r o 1 a i d u r a P 7 e c e / 6 i c y n e g O w o d a ) o / " i " e S / m / o ? : a ] t ] s T s m c s t 8 l y = G " u l i 0 f : L R n a m 9 r 2 O E i s e 0 e 5 G S t s o / s . _ y e u c 3 U : s t o . S 2 / = / 0 E 5 a 3 v R . l 0 e " 3 f 0 r ] . r 0 s 0 e & i s j o c m n o s s / . / e u 1 x s / t e p e C r n o o s m b i p e o r s n e / / s - k s r e i e y o a s n d t = y o t - r r " e u , / e k " e y s t o r e 1 Node Type Name Description rma:recordCategoryContracts Record category (to be created later) rma:holdContainerHolds Hold (legal preservation) container rma:transferContainerTransfers Transfer container rma:unfiledRecordContainerUnfiled Records Unfiled records container
4. Creating a Record Category# Create a record category according to the business classification scheme. Here we create a “Contracts” category.
s e r a t s p s a c c p v l r h o o c o o r i f i m e h e a i m e p h d a i m e h d e s i m e c p h l i m e p t i m p h n i m e h e n i m e h e o e c r m e n e o x n m e n o e e r m e n e e x t m e n o o e r m e n o i m e o e t m e n e x t m e n e x x x e e a m v J J a t i t r s l t f s s a m v J r - a t i t r s p a e a m v C C R R J a t i t r s p a t f s g a m v - - - m r - a t i t r s 6 a m v S S S S S A J r - v a m r - - - - a t i t r s e a m v A a t i t r s t f s r a m v A A B a t i t r s t f s y t f s s s g _ i A A l e n i e t u e i e f g _ i A t l e n i e t e c : g _ i S S E E A l e n i e t e l e i e r g _ i m t l e n i e t : g _ i O O O O O L A t e g _ t l e n i e t n g _ i P l e n i e t e i e o g _ i P P A l e n i e t e i e : e i e : c e l r V - - - - - - - - V - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - t s [ ] t m t a m / n l r o e l r V - - s " t s t m t a n t c e l r R R P P V - - - - - - t s t m t a n f c n l r e e l r P P P a s " t s t m t a e l r L L L L L F V - s " m e l s " " " " t s [ ] t m t a t e l r P t s t m t a n l r l e l r P P S t s t m t a n l r n l r o : i o A D D D D D D D D A D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D X X h t e e r r e u d e v r : i o A X X : 8 h t e e r r d i o : i o F F O O A X X D D D D h t e e r r d r o d e v s : i o O O O n : 5 h t e e r r : i o R R R R R R A D : 8 q : i : 8 5 6 6 h t e e r r - : i o _ h t e e r r d e v - : i o _ _ E h t e e r r d e v d e v : m n _ e e e e m m m m _ d d d d s s s s s s i s s a a c a m d l a a a a d d X X c : " " " " r o i t s s s : i m m n _ X X 0 c : r o i t s v n m n _ _ _ _ _ X X a a a a c : r o i t s e n s : i : m n S S S d 4 c : r o i t m n _ _ _ _ _ E _ a 0 : m 1 6 1 1 c : " " " " " " " " r o i t a m n B c : r o i t s : i c m n C C _ c : r o i t s : i s : i d i m T n n n n e e e e O b b b b o o o o o o n h h l l s o e e o u u u u b b : : h C c - h v u e _ : r : c - a i m O : : 9 h v u e _ _ e d d i m F F H P O : : l l l l h v u e _ _ s d : c p i m T T T : 3 h v u e _ d i m A A S S C S T l 8 a i 6 7 6 6 h C / q - t | g G v u e _ p a i m A h v u e _ : c e q i m O O P h v u e _ : c : c o t e O c c c c t t t t P . . . . l l l l l l d a a f f r s s p c t t t t . . M M e M u f t a t s p / c e c l t e P M M 0 e [ a t s p o m i o t e I I O O P M M f f f f e [ a t s p o c i c e o t e G G G 2 e [ a t s p o t e L L O O R C O f 3 l t 1 2 1 1 e M o u - y " r o a t s p p l t e S e [ a t s p c e n u t e N N A e [ a t s p c e c e c : n O r r r r a a a a T d u p u r r r r r r e r r r r f . s l a h h h h p p i a c D r " t l : : e l o : o f : n T i a : c " l : : e n q t c : n L L S R T i a r r r r c " l : : e n o t o : s : n R R R p : c " l : : e c : n F F L L E O O r : f : : : 6 3 c D p e o p , e o l : : e : f : n E c " l : : e o : t a : n F F T c " l : : e o : o : k t L y y y y d d d d S r s a r . . . . . . x e e e e . b a o l e e e e o o n x k " l , p : r o m r r t S n x 8 k C : r : : i k t T T T T S n x e e e e k C : r : : i m t t E E E o 5 k C : r k t R R R R A _ L e 8 r 8 5 : : k " t r b e p d : r r t _ k C : r m e y t I I H k C : r m m e 1 : _ p p p p a a a a : i e s l h p h s s b . . . s s f a g y T n n n n o o R R : , " : 3 5 i c m a e e 1 : : R R 0 : M 2 3 i o e 1 : E E : : : R R s s s s : M 2 3 i o m s g 5 : S S S s 4 : M 3 3 i e 2 : E E _ _ T S _ s 9 e 1 1 6 6 6 : , / y j = " " 5 5 i e 1 : S : M 1 3 i m c r . 1 : G G : : M 1 3 i m c m p r 9 O t t t t t t t t v r s = o o t e h a s h p c c i s i m r t t t t l l A A , / 3 s o a o l - s 5 A A 9 D 2 s o n r g R R A A c c c c D 2 s o n o h r 1 _ _ _ t 3 D 1 s o r g S S H P E E O c 8 s g 6 7 1 1 a " n B , , 1 s o s 2 H D 1 s o o o : i 2 _ _ D 1 s o o o o r . 0 P i i i i a a a a e n w j s r t c a s u o o o o l e n e a i i i i . . M M / 0 d l n f a c 3 M M 0 " 0 d : . _ _ " " M M o o o o " 0 d : n a e 2 P U D g 2 - 0 d . C C O O _ C P o 3 c 1 2 6 6 c , a r 0 d c 8 A " 0 d n n o 8 P A " 0 d n n n o i 0 T o o o o - - - - r a o d t t p u r e b s r . . t U g n n c c c c v e P P l s : / s r i o 6 P P " , s : i O R a 8 P P . . . . , s : s r s m A S B r " S s : i O O S R A U T . " o " " 1 1 t m o s : o m R , s : s t / m R U , s : s t s x o m I n n n n k k k k = m r b = = . r e . s t t h p e r . t s a a a a a v e e o t / e o / m e e s o R E l 0 e e h p c p s / e : S E = e H o _ _ T T L R I s / 6 3 i e k / E / e a O T / r / y / O . . . . e e e e o e d c s 8 c e d u y = = o o r l b . f t t t t l i r r c 1 o b s : a r r " 1 e / I F f 8 r r o o o r " 1 e b 1 S R a s E 5 / H P : : F E O e a " " v " e 5 a _ " 1 b n l V H " 1 b o b a N k c k k y y y y r = = : o 9 o C S r s l 8 s r . O r m o i i i i i c c c a m m a c l c c c 0 r a G E r 0 c c s r n o c 5 r a 6 W = l L s a O O R _ N c l e , r s l U c s a t f I _ c s a l a l S e i e e s s s s g a a p l 8 n o e l t o 0 t t e v o e r o o o o d t e e l c s o f e e u s v l I R e " e e t t t t u s v s . O a f - L l S R " " E C S u f m , f R u s - r D T u s - s f : y p y y t t t t . l l o r 3 n m c = e c 8 = = n e k t m n n n n a . n n h a e r n n r i f N E s n n = = e o r i e 5 R l r c " f T T s 8 S O : r r q b r L r e a e E Y r e c e r s h A s o o o o p f f s 6 e m r / m a 0 l 8 a r e h . . . . . t i t t o t . e t t l c r : R c t t l 8 x c l c . D f e , r : : o 9 C M e e / r e : l . p s R P l . e . e t e l t r r r r o r r t c s e s . l o 0 b w r o c t t t t e n a a s / y s a a " e e : o a a o 0 t o " e y = r s m e l 8 O M C s b o s " y p c : E " y n y s o r g o e e e e s e e g t = t o n h c 8 l r . d o i i i i . t g g t a a c g g , _ s h " g g c 8 = l , _ a a e c a " s " " r 3 _ S o c i k c " , a o : , a t a c r A o r . . . . t s s r i s = l a o a 0 e i u = r c c c c q e e e : l m o e e h c t h e e a 0 a = h m l s o x p c a 8 6 " D : m o n e o h m / " m e m o e l r e p a m m g c c e o e s r m s l d t r D e k k k k u r = = 8 f l - = = " e o t t = = l l h " e l f c _ g o l 0 " E m - / r - t " l a E " " l r l / . g i . a l e e r o o s n c e e t h = e l O - e e e e e v 5 8 0 _ t 5 8 - a / p t 5 8 h f t - a r o c _ / f 8 F " s a a N c t - l C B - a t o t l s i t t e q . r c = o f = = C a t t t t r a 0 0 8 d r 0 0 f l a : p 0 0 o r t f l e o i a r 0 A s . c c a o p f f M A f l y r h o s a a a s l t e r s s a h " K i . . . . y l 0 a a " t l / : s e p " t s n s l e " U e s t t m n : " r " S " f p i m c w s d d q : i t e o t l t f E o t e v u = = / t n , h f / / t s , h c n r f s L c e i i e t / , e I , r e t = a o e a a l / m t l s t a R . i x a s S 6 a a s y r l c y o e e r c T r c v v = e / s C e = h D t r s t t . / e r e p i _ u c p l e E 0 l f " e l o " c a e o S e r e e * n l " c " " s J m E i d = a a D p o 6 : l C r k i i S L 0 f o h s c o h t d s " : t e m m , t o h o h c C = S o = m . . r o u / O l e r d i E r r t c a c t i y c " t q q s - c t - t o E D e n m e p a i s t v M = t y D n C e m t o l a t o o " = : " e a a t c t - K E d = p t a l v t = l e P h s M u g T s - p - h l p n - - a s 5 , r p l p o p g S S e / 6 a s g e g 1 o r O t E o r l \ c c : g o h : s d s l e . v p h : n : o e u y d s o r r 0 c : S t x d a e o o / o s o / = e f c 1 i : o / t / v d s c a w r e 0 a ( E p p e t T 1 / r / v t s / 3 $ a r r 8 c 7 s / r / e e r 0 t o i s 0 l n : i = i i a e l e : t l 0 $ r e e - e . t l o l r / / U a r t : h i / r A o c p - o r 8 : o 0 P c s t j = 2 : o l o n C l D d h 5 o o / e F n k i a c n 0 8 c O h c r H . 8 c - c a B o 9 = m 4 s : t = T = e / i a a 8 0 a - S - o e e 0 0 a c a n C c e o = 3 t / r t E P t - o l n 0 8 l c T s , 1 a 8 l e l c / a K D 2 : / a r R T P d : h c 0 h G e a 7 l 0 h n h e P l I E / 8 a n u _ 8 e e 5 o e / o l R r r - t / o t o - K / W S a 0 c s e I H r f . s - s s o E v c r h a s e s r C t z e l 8 t f N U a 3 t s h t g S i h o " c t r t e S o V d f 0 i o A s u . : h a : _ _ c i c , a : : : p 5 m d e r / v r C e l 0 8 a r 8 m D e v k / 8 1 8 o P c E e a e m T r t 0 r e 0 i B s e y # 0 0 0 s a a d s l m - I = - 9 e / 8 n : " l / 8 . 8 i d t A c f q c V f / 0 - . 0 _ - 2 i p 0 2 0 t d / o r : o I a p / c * / m U . n r / . / o i s e 6 r T l u r o s e 0 u e " 0 " r n h s 1 e Y s b e m h s $ . x v ] ] y g a c 6 - e l a m a s $ 1 8 i - r o 1 a i d u r a P 7 e c e / 6 i c y n e g O w o d a ) o / " i " e S / m / o ? : a ] t ] s T s m c s t 8 l y = G " u l i 0 f : L R n a m 9 r 2 O E i s e 0 e 5 G S t s o / s . _ y e u c 3 U : s t o . S 2 / = / 0 E 5 a 3 v R . l 0 e " 3 f 0 r ] . r 0 s 0 e & i s j o c m n o s s / . / e u 1 x s / t e p e C r n o o s m b i p e o r s n e / / s - k s r e i e y o a s n d t = y o t - r r " e u , / e k " e y s t o r e 2
s e r a t s p s a c c p v l r h o o c o o r i f i m e h e a i m e p h d a i m e h d e s i m e c p h l i m e p t i m p h n i m e h e n i m e h e o e c r m e n e o x n m e n o e e r m e n e e x t m e n o o e r m e n o i m e o e t m e n e x t m e n e x x x e e a m v J J a t i t r s l t f s s a m v J r - a t i t r s p a e a m v C C R R J a t i t r s p a t f s g a m v - - - m r - a t i t r s 6 a m v S S S S S A J r - v a m r - - - - a t i t r s e a m v A a t i t r s t f s r a m v A A B a t i t r s t f s y t f s s s g _ i A A l e n i e t u e i e f g _ i A t l e n i e t e c : g _ i S S E E A l e n i e t e l e i e r g _ i m t l e n i e t : g _ i O O O O O L A t e g _ t l e n i e t n g _ i P l e n i e t e i e o g _ i P P A l e n i e t e i e : e i e : c e l r V - - - - - - - - V - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - t s [ ] t m t a m / n l r o e l r V - - s " t s t m t a n t c e l r R R P P V - - - - - - t s t m t a n f c n l r e e l r P P P a s " t s t m t a e l r L L L L L F V - s " m e l s " " " " t s [ ] t m t a t e l r P t s t m t a n l r l e l r P P S t s t m t a n l r n l r o : i o A D D D D D D D D A D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D X X h t e e r r e u d e v r : i o A X X : 8 h t e e r r d i o : i o F F O O A X X D D D D h t e e r r d r o d e v s : i o O O O n : 5 h t e e r r : i o R R R R R R A D : 8 q : i : 8 5 6 6 h t e e r r - : i o _ h t e e r r d e v - : i o _ _ E h t e e r r d e v d e v : m n _ e e e e m m m m _ d d d d s s s s s s i s s a a c a m d l a a a a d d X X c : " " " " r o i t s s s : i m m n _ X X 0 c : r o i t s v n m n _ _ _ _ _ X X a a a a c : r o i t s e n s : i : m n S S S d 4 c : r o i t m n _ _ _ _ _ E _ a 0 : m 1 6 1 1 c : " " " " " " " " r o i t a m n B c : r o i t s : i c m n C C _ c : r o i t s : i s : i d i m T n n n n e e e e O b b b b o o o o o o n h h l l s o e e o u u u u b b : : h C c - h v u e _ : r : c - a i m O : : 9 h v u e _ _ e d d i m F F H P O : : l l l l h v u e _ _ s d : c p i m T T T : 3 h v u e _ d i m A A S S C S T l 8 a i 6 7 6 6 h C / q - t | g G v u e _ p a i m A h v u e _ : c e q i m O O P h v u e _ : c : c o t e O c c c c t t t t P . . . . l l l l l l d a a f f r s s p c t t t t . . M M e M u f t a t s p / c e c l t e P M M 0 e [ a t s p o m i o t e I I O O P M M f f f f e [ a t s p o c i c e o t e G G G 2 e [ a t s p o t e L L O O R C O f 3 l t 1 2 1 1 e M o u - y " r o a t s p p l t e S e [ a t s p c e n u t e N N A e [ a t s p c e c e c : n O r r r r a a a a T d u p u r r r r r r e r r r r f . s l a h h h h p p i a c D r " t l : : e l o : o f : n T i a : c " l : : e n q t c : n L L S R T i a r r r r c " l : : e n o t o : s : n R R R p : c " l : : e c : n F F L L E O O r : f : : : 6 3 c D p e o p , e o l : : e : f : n E c " l : : e o : t a : n F F T c " l : : e o : o : k t L y y y y d d d d S r s a r . . . . . . x e e e e . b a o l e e e e o o n x k " l , p : r o m r r t S n x 8 k C : r : : i k t T T T T S n x e e e e k C : r : : i m t t E E E o 5 k C : r k t R R R R A _ L e 8 r 8 5 : : k " t r b e p d : r r t _ k C : r m e y t I I H k C : r m m e 1 : _ p p p p a a a a : i e s l h p h s s b . . . s s f a g y T n n n n o o R R : , " : 3 5 i c m a e e 1 : : R R 0 : M 2 3 i o e 1 : E E : : : R R s s s s : M 2 3 i o m s g 5 : S S S s 4 : M 3 3 i e 2 : E E _ _ T S _ s 9 e 1 1 6 6 6 : , / y j = " " 5 5 i e 1 : S : M 1 3 i m c r . 1 : G G : : M 1 3 i m c m p r 9 O t t t t t t t t v r s = o o t e h a s h p c c i s i m r t t t t l l A A , / 3 s o a o l - s 5 A A 9 D 2 s o n r g R R A A c c c c D 2 s o n o h r 1 _ _ _ t 3 D 1 s o r g S S H P E E O c 8 s g 6 7 1 1 a " n B , , 1 s o s 2 H D 1 s o o o : i 2 _ _ D 1 s o o o o r . 0 P i i i i a a a a e n w j s r t c a s u o o o o l e n e a i i i i . . M M / 0 d l n f a c 3 M M 0 " 0 d : . _ _ " " M M o o o o " 0 d : n a e 2 P U D g 2 - 0 d . C C O O _ C P o 3 c 1 2 6 6 c , a r 0 d c 8 A " 0 d n n o 8 P A " 0 d n n n o i 0 T o o o o - - - - r a o d t t p u r e b s r . . t U g n n c c c c v e P P l s : / s r i o 6 P P " , s : i O R a 8 P P . . . . , s : s r s m A S B r " S s : i O O S R A U T . " o " " 1 1 t m o s : o m R , s : s t / m R U , s : s t s x o m I n n n n k k k k = m r b = = . r e . s t t h p e r . t s a a a a a v e e o t / e o / m e e s o R E l 0 e e h p c p s / e : S E = e H o _ _ T T L R I s / 6 3 i e k / E / e a O T / r / y / O . . . . e e e e o e d c s 8 c e d u y = = o o r l b . f t t t t l i r r c 1 o b s : a r r " 1 e / I F f 8 r r o o o r " 1 e b 1 S R a s E 5 / H P : : F E O e a " " v " e 5 a _ " 1 b n l V H " 1 b o b a N k c k k y y y y r = = : o 9 o C S r s l 8 s r . O r m o i i i i i c c c a m m a c l c c c 0 r a G E r 0 c c s r n o c 5 r a 6 W = l L s a O O R _ N c l e , r s l U c s a t f I _ c s a l a l S e i e e s s s s g a a p l 8 n o e l t o 0 t t e v o e r o o o o d t e e l c s o f e e u s v l I R e " e e t t t t u s v s . O a f - L l S R " " E C S u f m , f R u s - r D T u s - s f : y p y y t t t t . l l o r 3 n m c = e c 8 = = n e k t m n n n n a . n n h a e r n n r i f N E s n n = = e o r i e 5 R l r c " f T T s 8 S O : r r q b r L r e a e E Y r e c e r s h A s o o o o p f f s 6 e m r / m a 0 l 8 a r e h . . . . . t i t t o t . e t t l c r : R c t t l 8 x c l c . D f e , r : : o 9 C M e e / r e : l . p s R P l . e . e t e l t r r r r o r r t c s e s . l o 0 b w r o c t t t t e n a a s / y s a a " e e : o a a o 0 t o " e y = r s m e l 8 O M C s b o s " y p c : E " y n y s o r g o e e e e s e e g t = t o n h c 8 l r . d o i i i i . t g g t a a c g g , _ s h " g g c 8 = l , _ a a e c a " s " " r 3 _ S o c i k c " , a o : , a t a c r A o r . . . . t s s r i s = l a o a 0 e i u = r c c c c q e e e : l m o e e h c t h e e a 0 a = h m l s o x p c a 8 6 " D : m o n e o h m / " m e m o e l r e p a m m g c c e o e s r m s l d t r D e k k k k u r = = 8 f l - = = " e o t t = = l l h " e l f c _ g o l 0 " E m - / r - t " l a E " " l r l / . g i . a l e e r o o s n c e e t h = e l O - e e e e e v 5 8 0 _ t 5 8 - a / p t 5 8 h f t - a r o c _ / f 8 F " s a a N c t - l C B - a t o t l s i t t e q . r c = o f = = C a t t t t r a 0 0 8 d r 0 0 f l a : p 0 0 o r t f l e o i a r 0 A s . c c a o p f f M A f l y r h o s a a a s l t e r s s a h " K i . . . . y l 0 a a " t l / : s e p " t s n s l e " U e s t t m n : " r " S " f p i m c w s d d q : i t e o t l t f E o t e v u = = / t n , h f / / t s , h c n r f s L c e i i e t / , e I , r e t = a o e a a l / m t l s t a R . i x a s S 6 a a s y r l c y o e e r c T r c v v = e / s C e = h D t r s t t . / e r e p i _ u c p l e E 0 l f " e l o " c a e o S e r e e * n l " c " " s J m E i d = a a D p o 6 : l C r k i i S L 0 f o h s c o h t d s " : t e m m , t o h o h c C = S o = m . . r o u / O l e r d i E r r t c a c t i y c " t q q s - c t - t o E D e n m e p a i s t v M = t y D n C e m t o l a t o o " = : " e a a t c t - K E d = p t a l v t = l e P h s M u g T s - p - h l p n - - a s 5 , r p l p o p g S S e / 6 a s g e g 1 o r O t E o r l \ c c : g o h : s d s l e . v p h : n : o e u y d s o r r 0 c : S t x d a e o o / o s o / = e f c 1 i : o / t / v d s c a w r e 0 a ( E p p e t T 1 / r / v t s / 3 $ a r r 8 c 7 s / r / e e r 0 t o i s 0 l n : i = i i a e l e : t l 0 $ r e e - e . t l o l r / / U a r t : h i / r A o c p - o r 8 : o 0 P c s t j = 2 : o l o n C l D d h 5 o o / e F n k i a c n 0 8 c O h c r H . 8 c - c a B o 9 = m 4 s : t = T = e / i a a 8 0 a - S - o e e 0 0 a c a n C c e o = 3 t / r t E P t - o l n 0 8 l c T s , 1 a 8 l e l c / a K D 2 : / a r R T P d : h c 0 h G e a 7 l 0 h n h e P l I E / 8 a n u _ 8 e e 5 o e / o l R r r - t / o t o - K / W S a 0 c s e I H r f . s - s s o E v c r h a s e s r C t z e l 8 t f N U a 3 t s h t g S i h o " c t r t e S o V d f 0 i o A s u . : h a : _ _ c i c , a : : : p 5 m d e r / v r C e l 0 8 a r 8 m D e v k / 8 1 8 o P c E e a e m T r t 0 r e 0 i B s e y # 0 0 0 s a a d s l m - I = - 9 e / 8 n : " l / 8 . 8 i d t A c f q c V f / 0 - . 0 _ - 2 i p 0 2 0 t d / o r : o I a p / c * / m U . n r / . / o i s e 6 r T l u r o s e 0 u e " 0 " r n h s 1 e Y s b e m h s $ . x v ] ] y g a c 6 - e l a m a s $ 1 8 i - r o 1 a i d u r a P 7 e c e / 6 i c y n e g O w o d a ) o / " i " e S / m / o ? : a ] t ] s T s m c s t 8 l y = G " u l i 0 f : L R n a m 9 r 2 O E i s e 0 e 5 G S t s o / s . _ y e u c 3 U : s t o . S 2 / = / 0 E 5 a 3 v R . l 0 e " 3 f 0 r ] . r 0 s 0 e & i s j o c m n o s s / . / e u 1 x s / t e p e C r n o o s m b i p e o r s n e / / s - k s r e i e y o a s n d t = y o t - r r " e u , / e k " e y s t o r e 3
5. Creating a Record Folder# Create a record folder within the category. The record folder is the actual location where records are stored.
s e r a t s p s a c c p v l r h o o c o o r i f i m e h e a i m e p h d a i m e h d e s i m e c p h l i m e p t i m p h n i m e h e n i m e h e o e c r m e n e o x n m e n o e e r m e n e e x t m e n o o e r m e n o i m e o e t m e n e x t m e n e x x x e e a m v J J a t i t r s l t f s s a m v J r - a t i t r s p a e a m v C C R R J a t i t r s p a t f s g a m v - - - m r - a t i t r s 6 a m v S S S S S A J r - v a m r - - - - a t i t r s e a m v A a t i t r s t f s r a m v A A B a t i t r s t f s y t f s s s g _ i A A l e n i e t u e i e f g _ i A t l e n i e t e c : g _ i S S E E A l e n i e t e l e i e r g _ i m t l e n i e t : g _ i O O O O O L A t e g _ t l e n i e t n g _ i P l e n i e t e i e o g _ i P P A l e n i e t e i e : e i e : c e l r V - - - - - - - - V - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - t s [ ] t m t a m / n l r o e l r V - - s " t s t m t a n t c e l r R R P P V - - - - - - t s t m t a n f c n l r e e l r P P P a s " t s t m t a e l r L L L L L F V - s " m e l s " " " " t s [ ] t m t a t e l r P t s t m t a n l r l e l r P P S t s t m t a n l r n l r o : i o A D D D D D D D D A D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D X X h t e e r r e u d e v r : i o A X X : 8 h t e e r r d i o : i o F F O O A X X D D D D h t e e r r d r o d e v s : i o O O O n : 5 h t e e r r : i o R R R R R R A D : 8 q : i : 8 5 6 6 h t e e r r - : i o _ h t e e r r d e v - : i o _ _ E h t e e r r d e v d e v : m n _ e e e e m m m m _ d d d d s s s s s s i s s a a c a m d l a a a a d d X X c : " " " " r o i t s s s : i m m n _ X X 0 c : r o i t s v n m n _ _ _ _ _ X X a a a a c : r o i t s e n s : i : m n S S S d 4 c : r o i t m n _ _ _ _ _ E _ a 0 : m 1 6 1 1 c : " " " " " " " " r o i t a m n B c : r o i t s : i c m n C C _ c : r o i t s : i s : i d i m T n n n n e e e e O b b b b o o o o o o n h h l l s o e e o u u u u b b : : h C c - h v u e _ : r : c - a i m O : : 9 h v u e _ _ e d d i m F F H P O : : l l l l h v u e _ _ s d : c p i m T T T : 3 h v u e _ d i m A A S S C S T l 8 a i 6 7 6 6 h C / q - t | g G v u e _ p a i m A h v u e _ : c e q i m O O P h v u e _ : c : c o t e O c c c c t t t t P . . . . l l l l l l d a a f f r s s p c t t t t . . M M e M u f t a t s p / c e c l t e P M M 0 e [ a t s p o m i o t e I I O O P M M f f f f e [ a t s p o c i c e o t e G G G 2 e [ a t s p o t e L L O O R C O f 3 l t 1 2 1 1 e M o u - y " r o a t s p p l t e S e [ a t s p c e n u t e N N A e [ a t s p c e c e c : n O r r r r a a a a T d u p u r r r r r r e r r r r f . s l a h h h h p p i a c D r " t l : : e l o : o f : n T i a : c " l : : e n q t c : n L L S R T i a r r r r c " l : : e n o t o : s : n R R R p : c " l : : e c : n F F L L E O O r : f : : : 6 3 c D p e o p , e o l : : e : f : n E c " l : : e o : t a : n F F T c " l : : e o : o : k t L y y y y d d d d S r s a r . . . . . . x e e e e . b a o l e e e e o o n x k " l , p : r o m r r t S n x 8 k C : r : : i k t T T T T S n x e e e e k C : r : : i m t t E E E o 5 k C : r k t R R R R A _ L e 8 r 8 5 : : k " t r b e p d : r r t _ k C : r m e y t I I H k C : r m m e 1 : _ p p p p a a a a : i e s l h p h s s b . . . s s f a g y T n n n n o o R R : , " : 3 5 i c m a e e 1 : : R R 0 : M 2 3 i o e 1 : E E : : : R R s s s s : M 2 3 i o m s g 5 : S S S s 4 : M 3 3 i e 2 : E E _ _ T S _ s 9 e 1 1 6 6 6 : , / y j = " " 5 5 i e 1 : S : M 1 3 i m c r . 1 : G G : : M 1 3 i m c m p r 9 O t t t t t t t t v r s = o o t e h a s h p c c i s i m r t t t t l l A A , / 3 s o a o l - s 5 A A 9 D 2 s o n r g R R A A c c c c D 2 s o n o h r 1 _ _ _ t 3 D 1 s o r g S S H P E E O c 8 s g 6 7 1 1 a " n B , , 1 s o s 2 H D 1 s o o o : i 2 _ _ D 1 s o o o o r . 0 P i i i i a a a a e n w j s r t c a s u o o o o l e n e a i i i i . . M M / 0 d l n f a c 3 M M 0 " 0 d : . _ _ " " M M o o o o " 0 d : n a e 2 P U D g 2 - 0 d . C C O O _ C P o 3 c 1 2 6 6 c , a r 0 d c 8 A " 0 d n n o 8 P A " 0 d n n n o i 0 T o o o o - - - - r a o d t t p u r e b s r . . t U g n n c c c c v e P P l s : / s r i o 6 P P " , s : i O R a 8 P P . . . . , s : s r s m A S B r " S s : i O O S R A U T . " o " " 1 1 t m o s : o m R , s : s t / m R U , s : s t s x o m I n n n n k k k k = m r b = = . r e . s t t h p e r . t s a a a a a v e e o t / e o / m e e s o R E l 0 e e h p c p s / e : S E = e H o _ _ T T L R I s / 6 3 i e k / E / e a O T / r / y / O . . . . e e e e o e d c s 8 c e d u y = = o o r l b . f t t t t l i r r c 1 o b s : a r r " 1 e / I F f 8 r r o o o r " 1 e b 1 S R a s E 5 / H P : : F E O e a " " v " e 5 a _ " 1 b n l V H " 1 b o b a N k c k k y y y y r = = : o 9 o C S r s l 8 s r . O r m o i i i i i c c c a m m a c l c c c 0 r a G E r 0 c c s r n o c 5 r a 6 W = l L s a O O R _ N c l e , r s l U c s a t f I _ c s a l a l S e i e e s s s s g a a p l 8 n o e l t o 0 t t e v o e r o o o o d t e e l c s o f e e u s v l I R e " e e t t t t u s v s . O a f - L l S R " " E C S u f m , f R u s - r D T u s - s f : y p y y t t t t . l l o r 3 n m c = e c 8 = = n e k t m n n n n a . n n h a e r n n r i f N E s n n = = e o r i e 5 R l r c " f T T s 8 S O : r r q b r L r e a e E Y r e c e r s h A s o o o o p f f s 6 e m r / m a 0 l 8 a r e h . . . . . t i t t o t . e t t l c r : R c t t l 8 x c l c . D f e , r : : o 9 C M e e / r e : l . p s R P l . e . e t e l t r r r r o r r t c s e s . l o 0 b w r o c t t t t e n a a s / y s a a " e e : o a a o 0 t o " e y = r s m e l 8 O M C s b o s " y p c : E " y n y s o r g o e e e e s e e g t = t o n h c 8 l r . d o i i i i . t g g t a a c g g , _ s h " g g c 8 = l , _ a a e c a " s " " r 3 _ S o c i k c " , a o : , a t a c r A o r . . . . t s s r i s = l a o a 0 e i u = r c c c c q e e e : l m o e e h c t h e e a 0 a = h m l s o x p c a 8 6 " D : m o n e o h m / " m e m o e l r e p a m m g c c e o e s r m s l d t r D e k k k k u r = = 8 f l - = = " e o t t = = l l h " e l f c _ g o l 0 " E m - / r - t " l a E " " l r l / . g i . a l e e r o o s n c e e t h = e l O - e e e e e v 5 8 0 _ t 5 8 - a / p t 5 8 h f t - a r o c _ / f 8 F " s a a N c t - l C B - a t o t l s i t t e q . r c = o f = = C a t t t t r a 0 0 8 d r 0 0 f l a : p 0 0 o r t f l e o i a r 0 A s . c c a o p f f M A f l y r h o s a a a s l t e r s s a h " K i . . . . y l 0 a a " t l / : s e p " t s n s l e " U e s t t m n : " r " S " f p i m c w s d d q : i t e o t l t f E o t e v u = = / t n , h f / / t s , h c n r f s L c e i i e t / , e I , r e t = a o e a a l / m t l s t a R . i x a s S 6 a a s y r l c y o e e r c T r c v v = e / s C e = h D t r s t t . / e r e p i _ u c p l e E 0 l f " e l o " c a e o S e r e e * n l " c " " s J m E i d = a a D p o 6 : l C r k i i S L 0 f o h s c o h t d s " : t e m m , t o h o h c C = S o = m . . r o u / O l e r d i E r r t c a c t i y c " t q q s - c t - t o E D e n m e p a i s t v M = t y D n C e m t o l a t o o " = : " e a a t c t - K E d = p t a l v t = l e P h s M u g T s - p - h l p n - - a s 5 , r p l p o p g S S e / 6 a s g e g 1 o r O t E o r l \ c c : g o h : s d s l e . v p h : n : o e u y d s o r r 0 c : S t x d a e o o / o s o / = e f c 1 i : o / t / v d s c a w r e 0 a ( E p p e t T 1 / r / v t s / 3 $ a r r 8 c 7 s / r / e e r 0 t o i s 0 l n : i = i i a e l e : t l 0 $ r e e - e . t l o l r / / U a r t : h i / r A o c p - o r 8 : o 0 P c s t j = 2 : o l o n C l D d h 5 o o / e F n k i a c n 0 8 c O h c r H . 8 c - c a B o 9 = m 4 s : t = T = e / i a a 8 0 a - S - o e e 0 0 a c a n C c e o = 3 t / r t E P t - o l n 0 8 l c T s , 1 a 8 l e l c / a K D 2 : / a r R T P d : h c 0 h G e a 7 l 0 h n h e P l I E / 8 a n u _ 8 e e 5 o e / o l R r r - t / o t o - K / W S a 0 c s e I H r f . s - s s o E v c r h a s e s r C t z e l 8 t f N U a 3 t s h t g S i h o " c t r t e S o V d f 0 i o A s u . : h a : _ _ c i c , a : : : p 5 m d e r / v r C e l 0 8 a r 8 m D e v k / 8 1 8 o P c E e a e m T r t 0 r e 0 i B s e y # 0 0 0 s a a d s l m - I = - 9 e / 8 n : " l / 8 . 8 i d t A c f q c V f / 0 - . 0 _ - 2 i p 0 2 0 t d / o r : o I a p / c * / m U . n r / . / o i s e 6 r T l u r o s e 0 u e " 0 " r n h s 1 e Y s b e m h s $ . x v ] ] y g a c 6 - e l a m a s $ 1 8 i - r o 1 a i d u r a P 7 e c e / 6 i c y n e g O w o d a ) o / " i " e S / m / o ? : a ] t ] s T s m c s t 8 l y = G " u l i 0 f : L R n a m 9 r 2 O E i s e 0 e 5 G S t s o / s . _ y e u c 3 U : s t o . S 2 / = / 0 E 5 a 3 v R . l 0 e " 3 f 0 r ] . r 0 s 0 e & i s j o c m n o s s / . / e u 1 x s / t e p e C r n o o s m b i p e o r s n e / / s - k s r e i e y o a s n d t = y o t - r r " e u , / e k " e y s t o r e 4
s e r a t s p s a c c p v l r h o o c o o r i f i m e h e a i m e p h d a i m e h d e s i m e c p h l i m e p t i m p h n i m e h e n i m e h e o e c r m e n e o x n m e n o e e r m e n e e x t m e n o o e r m e n o i m e o e t m e n e x t m e n e x x x e e a m v J J a t i t r s l t f s s a m v J r - a t i t r s p a e a m v C C R R J a t i t r s p a t f s g a m v - - - m r - a t i t r s 6 a m v S S S S S A J r - v a m r - - - - a t i t r s e a m v A a t i t r s t f s r a m v A A B a t i t r s t f s y t f s s s g _ i A A l e n i e t u e i e f g _ i A t l e n i e t e c : g _ i S S E E A l e n i e t e l e i e r g _ i m t l e n i e t : g _ i O O O O O L A t e g _ t l e n i e t n g _ i P l e n i e t e i e o g _ i P P A l e n i e t e i e : e i e : c e l r V - - - - - - - - V - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - t s [ ] t m t a m / n l r o e l r V - - s " t s t m t a n t c e l r R R P P V - - - - - - t s t m t a n f c n l r e e l r P P P a s " t s t m t a e l r L L L L L F V - s " m e l s " " " " t s [ ] t m t a t e l r P t s t m t a n l r l e l r P P S t s t m t a n l r n l r o : i o A D D D D D D D D A D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D X X h t e e r r e u d e v r : i o A X X : 8 h t e e r r d i o : i o F F O O A X X D D D D h t e e r r d r o d e v s : i o O O O n : 5 h t e e r r : i o R R R R R R A D : 8 q : i : 8 5 6 6 h t e e r r - : i o _ h t e e r r d e v - : i o _ _ E h t e e r r d e v d e v : m n _ e e e e m m m m _ d d d d s s s s s s i s s a a c a m d l a a a a d d X X c : " " " " r o i t s s s : i m m n _ X X 0 c : r o i t s v n m n _ _ _ _ _ X X a a a a c : r o i t s e n s : i : m n S S S d 4 c : r o i t m n _ _ _ _ _ E _ a 0 : m 1 6 1 1 c : " " " " " " " " r o i t a m n B c : r o i t s : i c m n C C _ c : r o i t s : i s : i d i m T n n n n e e e e O b b b b o o o o o o n h h l l s o e e o u u u u b b : : h C c - h v u e _ : r : c - a i m O : : 9 h v u e _ _ e d d i m F F H P O : : l l l l h v u e _ _ s d : c p i m T T T : 3 h v u e _ d i m A A S S C S T l 8 a i 6 7 6 6 h C / q - t | g G v u e _ p a i m A h v u e _ : c e q i m O O P h v u e _ : c : c o t e O c c c c t t t t P . . . . l l l l l l d a a f f r s s p c t t t t . . M M e M u f t a t s p / c e c l t e P M M 0 e [ a t s p o m i o t e I I O O P M M f f f f e [ a t s p o c i c e o t e G G G 2 e [ a t s p o t e L L O O R C O f 3 l t 1 2 1 1 e M o u - y " r o a t s p p l t e S e [ a t s p c e n u t e N N A e [ a t s p c e c e c : n O r r r r a a a a T d u p u r r r r r r e r r r r f . s l a h h h h p p i a c D r " t l : : e l o : o f : n T i a : c " l : : e n q t c : n L L S R T i a r r r r c " l : : e n o t o : s : n R R R p : c " l : : e c : n F F L L E O O r : f : : : 6 3 c D p e o p , e o l : : e : f : n E c " l : : e o : t a : n F F T c " l : : e o : o : k t L y y y y d d d d S r s a r . . . . . . x e e e e . b a o l e e e e o o n x k " l , p : r o m r r t S n x 8 k C : r : : i k t T T T T S n x e e e e k C : r : : i m t t E E E o 5 k C : r k t R R R R A _ L e 8 r 8 5 : : k " t r b e p d : r r t _ k C : r m e y t I I H k C : r m m e 1 : _ p p p p a a a a : i e s l h p h s s b . . . s s f a g y T n n n n o o R R : , " : 3 5 i c m a e e 1 : : R R 0 : M 2 3 i o e 1 : E E : : : R R s s s s : M 2 3 i o m s g 5 : S S S s 4 : M 3 3 i e 2 : E E _ _ T S _ s 9 e 1 1 6 6 6 : , / y j = " " 5 5 i e 1 : S : M 1 3 i m c r . 1 : G G : : M 1 3 i m c m p r 9 O t t t t t t t t v r s = o o t e h a s h p c c i s i m r t t t t l l A A , / 3 s o a o l - s 5 A A 9 D 2 s o n r g R R A A c c c c D 2 s o n o h r 1 _ _ _ t 3 D 1 s o r g S S H P E E O c 8 s g 6 7 1 1 a " n B , , 1 s o s 2 H D 1 s o o o : i 2 _ _ D 1 s o o o o r . 0 P i i i i a a a a e n w j s r t c a s u o o o o l e n e a i i i i . . M M / 0 d l n f a c 3 M M 0 " 0 d : . _ _ " " M M o o o o " 0 d : n a e 2 P U D g 2 - 0 d . C C O O _ C P o 3 c 1 2 6 6 c , a r 0 d c 8 A " 0 d n n o 8 P A " 0 d n n n o i 0 T o o o o - - - - r a o d t t p u r e b s r . . t U g n n c c c c v e P P l s : / s r i o 6 P P " , s : i O R a 8 P P . . . . , s : s r s m A S B r " S s : i O O S R A U T . " o " " 1 1 t m o s : o m R , s : s t / m R U , s : s t s x o m I n n n n k k k k = m r b = = . r e . s t t h p e r . t s a a a a a v e e o t / e o / m e e s o R E l 0 e e h p c p s / e : S E = e H o _ _ T T L R I s / 6 3 i e k / E / e a O T / r / y / O . . . . e e e e o e d c s 8 c e d u y = = o o r l b . f t t t t l i r r c 1 o b s : a r r " 1 e / I F f 8 r r o o o r " 1 e b 1 S R a s E 5 / H P : : F E O e a " " v " e 5 a _ " 1 b n l V H " 1 b o b a N k c k k y y y y r = = : o 9 o C S r s l 8 s r . O r m o i i i i i c c c a m m a c l c c c 0 r a G E r 0 c c s r n o c 5 r a 6 W = l L s a O O R _ N c l e , r s l U c s a t f I _ c s a l a l S e i e e s s s s g a a p l 8 n o e l t o 0 t t e v o e r o o o o d t e e l c s o f e e u s v l I R e " e e t t t t u s v s . O a f - L l S R " " E C S u f m , f R u s - r D T u s - s f : y p y y t t t t . l l o r 3 n m c = e c 8 = = n e k t m n n n n a . n n h a e r n n r i f N E s n n = = e o r i e 5 R l r c " f T T s 8 S O : r r q b r L r e a e E Y r e c e r s h A s o o o o p f f s 6 e m r / m a 0 l 8 a r e h . . . . . t i t t o t . e t t l c r : R c t t l 8 x c l c . D f e , r : : o 9 C M e e / r e : l . p s R P l . e . e t e l t r r r r o r r t c s e s . l o 0 b w r o c t t t t e n a a s / y s a a " e e : o a a o 0 t o " e y = r s m e l 8 O M C s b o s " y p c : E " y n y s o r g o e e e e s e e g t = t o n h c 8 l r . d o i i i i . t g g t a a c g g , _ s h " g g c 8 = l , _ a a e c a " s " " r 3 _ S o c i k c " , a o : , a t a c r A o r . . . . t s s r i s = l a o a 0 e i u = r c c c c q e e e : l m o e e h c t h e e a 0 a = h m l s o x p c a 8 6 " D : m o n e o h m / " m e m o e l r e p a m m g c c e o e s r m s l d t r D e k k k k u r = = 8 f l - = = " e o t t = = l l h " e l f c _ g o l 0 " E m - / r - t " l a E " " l r l / . g i . a l e e r o o s n c e e t h = e l O - e e e e e v 5 8 0 _ t 5 8 - a / p t 5 8 h f t - a r o c _ / f 8 F " s a a N c t - l C B - a t o t l s i t t e q . r c = o f = = C a t t t t r a 0 0 8 d r 0 0 f l a : p 0 0 o r t f l e o i a r 0 A s . c c a o p f f M A f l y r h o s a a a s l t e r s s a h " K i . . . . y l 0 a a " t l / : s e p " t s n s l e " U e s t t m n : " r " S " f p i m c w s d d q : i t e o t l t f E o t e v u = = / t n , h f / / t s , h c n r f s L c e i i e t / , e I , r e t = a o e a a l / m t l s t a R . i x a s S 6 a a s y r l c y o e e r c T r c v v = e / s C e = h D t r s t t . / e r e p i _ u c p l e E 0 l f " e l o " c a e o S e r e e * n l " c " " s J m E i d = a a D p o 6 : l C r k i i S L 0 f o h s c o h t d s " : t e m m , t o h o h c C = S o = m . . r o u / O l e r d i E r r t c a c t i y c " t q q s - c t - t o E D e n m e p a i s t v M = t y D n C e m t o l a t o o " = : " e a a t c t - K E d = p t a l v t = l e P h s M u g T s - p - h l p n - - a s 5 , r p l p o p g S S e / 6 a s g e g 1 o r O t E o r l \ c c : g o h : s d s l e . v p h : n : o e u y d s o r r 0 c : S t x d a e o o / o s o / = e f c 1 i : o / t / v d s c a w r e 0 a ( E p p e t T 1 / r / v t s / 3 $ a r r 8 c 7 s / r / e e r 0 t o i s 0 l n : i = i i a e l e : t l 0 $ r e e - e . t l o l r / / U a r t : h i / r A o c p - o r 8 : o 0 P c s t j = 2 : o l o n C l D d h 5 o o / e F n k i a c n 0 8 c O h c r H . 8 c - c a B o 9 = m 4 s : t = T = e / i a a 8 0 a - S - o e e 0 0 a c a n C c e o = 3 t / r t E P t - o l n 0 8 l c T s , 1 a 8 l e l c / a K D 2 : / a r R T P d : h c 0 h G e a 7 l 0 h n h e P l I E / 8 a n u _ 8 e e 5 o e / o l R r r - t / o t o - K / W S a 0 c s e I H r f . s - s s o E v c r h a s e s r C t z e l 8 t f N U a 3 t s h t g S i h o " c t r t e S o V d f 0 i o A s u . : h a : _ _ c i c , a : : : p 5 m d e r / v r C e l 0 8 a r 8 m D e v k / 8 1 8 o P c E e a e m T r t 0 r e 0 i B s e y # 0 0 0 s a a d s l m - I = - 9 e / 8 n : " l / 8 . 8 i d t A c f q c V f / 0 - . 0 _ - 2 i p 0 2 0 t d / o r : o I a p / c * / m U . n r / . / o i s e 6 r T l u r o s e 0 u e " 0 " r n h s 1 e Y s b e m h s $ . x v ] ] y g a c 6 - e l a m a s $ 1 8 i - r o 1 a i d u r a P 7 e c e / 6 i c y n e g O w o d a ) o / " i " e S / m / o ? : a ] t ] s T s m c s t 8 l y = G " u l i 0 f : L R n a m 9 r 2 O E i s e 0 e 5 G S t s o / s . _ y e u c 3 U : s t o . S 2 / = / 0 E 5 a 3 v R . l 0 e " 3 f 0 r ] . r 0 s 0 e & i s j o c m n o s s / . / e u 1 x s / t e p e C r n o o s m b i p e o r s n e / / s - k s r e i e y o a s n d t = y o t - r r " e u , / e k " e y s t o r e 5
In the Share UI, you can confirm that the 2026-Active folder has been created within the Contracts category.
6. Uploading a Document# First, upload a file to a regular document library (sample site). This corresponds to the business department registering files from Share or Content App.
s e r a t s p s a c c p v l r h o o c o o r i f i m e h e a i m e p h d a i m e h d e s i m e c p h l i m e p t i m p h n i m e h e n i m e h e o e c r m e n e o x n m e n o e e r m e n e e x t m e n o o e r m e n o i m e o e t m e n e x t m e n e x x x e e a m v J J a t i t r s l t f s s a m v J r - a t i t r s p a e a m v C C R R J a t i t r s p a t f s g a m v - - - m r - a t i t r s 6 a m v S S S S S A J r - v a m r - - - - a t i t r s e a m v A a t i t r s t f s r a m v A A B a t i t r s t f s y t f s s s g _ i A A l e n i e t u e i e f g _ i A t l e n i e t e c : g _ i S S E E A l e n i e t e l e i e r g _ i m t l e n i e t : g _ i O O O O O L A t e g _ t l e n i e t n g _ i P l e n i e t e i e o g _ i P P A l e n i e t e i e : e i e : c e l r V - - - - - - - - V - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - t s [ ] t m t a m / n l r o e l r V - - s " t s t m t a n t c e l r R R P P V - - - - - - t s t m t a n f c n l r e e l r P P P a s " t s t m t a e l r L L L L L F V - s " m e l s " " " " t s [ ] t m t a t e l r P t s t m t a n l r l e l r P P S t s t m t a n l r n l r o : i o A D D D D D D D D A D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D X X h t e e r r e u d e v r : i o A X X : 8 h t e e r r d i o : i o F F O O A X X D D D D h t e e r r d r o d e v s : i o O O O n : 5 h t e e r r : i o R R R R R R A D : 8 q : i : 8 5 6 6 h t e e r r - : i o _ h t e e r r d e v - : i o _ _ E h t e e r r d e v d e v : m n _ e e e e m m m m _ d d d d s s s s s s i s s a a c a m d l a a a a d d X X c : " " " " r o i t s s s : i m m n _ X X 0 c : r o i t s v n m n _ _ _ _ _ X X a a a a c : r o i t s e n s : i : m n S S S d 4 c : r o i t m n _ _ _ _ _ E _ a 0 : m 1 6 1 1 c : " " " " " " " " r o i t a m n B c : r o i t s : i c m n C C _ c : r o i t s : i s : i d i m T n n n n e e e e O b b b b o o o o o o n h h l l s o e e o u u u u b b : : h C c - h v u e _ : r : c - a i m O : : 9 h v u e _ _ e d d i m F F H P O : : l l l l h v u e _ _ s d : c p i m T T T : 3 h v u e _ d i m A A S S C S T l 8 a i 6 7 6 6 h C / q - t | g G v u e _ p a i m A h v u e _ : c e q i m O O P h v u e _ : c : c o t e O c c c c t t t t P . . . . l l l l l l d a a f f r s s p c t t t t . . M M e M u f t a t s p / c e c l t e P M M 0 e [ a t s p o m i o t e I I O O P M M f f f f e [ a t s p o c i c e o t e G G G 2 e [ a t s p o t e L L O O R C O f 3 l t 1 2 1 1 e M o u - y " r o a t s p p l t e S e [ a t s p c e n u t e N N A e [ a t s p c e c e c : n O r r r r a a a a T d u p u r r r r r r e r r r r f . s l a h h h h p p i a c D r " t l : : e l o : o f : n T i a : c " l : : e n q t c : n L L S R T i a r r r r c " l : : e n o t o : s : n R R R p : c " l : : e c : n F F L L E O O r : f : : : 6 3 c D p e o p , e o l : : e : f : n E c " l : : e o : t a : n F F T c " l : : e o : o : k t L y y y y d d d d S r s a r . . . . . . x e e e e . b a o l e e e e o o n x k " l , p : r o m r r t S n x 8 k C : r : : i k t T T T T S n x e e e e k C : r : : i m t t E E E o 5 k C : r k t R R R R A _ L e 8 r 8 5 : : k " t r b e p d : r r t _ k C : r m e y t I I H k C : r m m e 1 : _ p p p p a a a a : i e s l h p h s s b . . . s s f a g y T n n n n o o R R : , " : 3 5 i c m a e e 1 : : R R 0 : M 2 3 i o e 1 : E E : : : R R s s s s : M 2 3 i o m s g 5 : S S S s 4 : M 3 3 i e 2 : E E _ _ T S _ s 9 e 1 1 6 6 6 : , / y j = " " 5 5 i e 1 : S : M 1 3 i m c r . 1 : G G : : M 1 3 i m c m p r 9 O t t t t t t t t v r s = o o t e h a s h p c c i s i m r t t t t l l A A , / 3 s o a o l - s 5 A A 9 D 2 s o n r g R R A A c c c c D 2 s o n o h r 1 _ _ _ t 3 D 1 s o r g S S H P E E O c 8 s g 6 7 1 1 a " n B , , 1 s o s 2 H D 1 s o o o : i 2 _ _ D 1 s o o o o r . 0 P i i i i a a a a e n w j s r t c a s u o o o o l e n e a i i i i . . M M / 0 d l n f a c 3 M M 0 " 0 d : . _ _ " " M M o o o o " 0 d : n a e 2 P U D g 2 - 0 d . C C O O _ C P o 3 c 1 2 6 6 c , a r 0 d c 8 A " 0 d n n o 8 P A " 0 d n n n o i 0 T o o o o - - - - r a o d t t p u r e b s r . . t U g n n c c c c v e P P l s : / s r i o 6 P P " , s : i O R a 8 P P . . . . , s : s r s m A S B r " S s : i O O S R A U T . " o " " 1 1 t m o s : o m R , s : s t / m R U , s : s t s x o m I n n n n k k k k = m r b = = . r e . s t t h p e r . t s a a a a a v e e o t / e o / m e e s o R E l 0 e e h p c p s / e : S E = e H o _ _ T T L R I s / 6 3 i e k / E / e a O T / r / y / O . . . . e e e e o e d c s 8 c e d u y = = o o r l b . f t t t t l i r r c 1 o b s : a r r " 1 e / I F f 8 r r o o o r " 1 e b 1 S R a s E 5 / H P : : F E O e a " " v " e 5 a _ " 1 b n l V H " 1 b o b a N k c k k y y y y r = = : o 9 o C S r s l 8 s r . O r m o i i i i i c c c a m m a c l c c c 0 r a G E r 0 c c s r n o c 5 r a 6 W = l L s a O O R _ N c l e , r s l U c s a t f I _ c s a l a l S e i e e s s s s g a a p l 8 n o e l t o 0 t t e v o e r o o o o d t e e l c s o f e e u s v l I R e " e e t t t t u s v s . O a f - L l S R " " E C S u f m , f R u s - r D T u s - s f : y p y y t t t t . l l o r 3 n m c = e c 8 = = n e k t m n n n n a . n n h a e r n n r i f N E s n n = = e o r i e 5 R l r c " f T T s 8 S O : r r q b r L r e a e E Y r e c e r s h A s o o o o p f f s 6 e m r / m a 0 l 8 a r e h . . . . . t i t t o t . e t t l c r : R c t t l 8 x c l c . D f e , r : : o 9 C M e e / r e : l . p s R P l . e . e t e l t r r r r o r r t c s e s . l o 0 b w r o c t t t t e n a a s / y s a a " e e : o a a o 0 t o " e y = r s m e l 8 O M C s b o s " y p c : E " y n y s o r g o e e e e s e e g t = t o n h c 8 l r . d o i i i i . t g g t a a c g g , _ s h " g g c 8 = l , _ a a e c a " s " " r 3 _ S o c i k c " , a o : , a t a c r A o r . . . . t s s r i s = l a o a 0 e i u = r c c c c q e e e : l m o e e h c t h e e a 0 a = h m l s o x p c a 8 6 " D : m o n e o h m / " m e m o e l r e p a m m g c c e o e s r m s l d t r D e k k k k u r = = 8 f l - = = " e o t t = = l l h " e l f c _ g o l 0 " E m - / r - t " l a E " " l r l / . g i . a l e e r o o s n c e e t h = e l O - e e e e e v 5 8 0 _ t 5 8 - a / p t 5 8 h f t - a r o c _ / f 8 F " s a a N c t - l C B - a t o t l s i t t e q . r c = o f = = C a t t t t r a 0 0 8 d r 0 0 f l a : p 0 0 o r t f l e o i a r 0 A s . c c a o p f f M A f l y r h o s a a a s l t e r s s a h " K i . . . . y l 0 a a " t l / : s e p " t s n s l e " U e s t t m n : " r " S " f p i m c w s d d q : i t e o t l t f E o t e v u = = / t n , h f / / t s , h c n r f s L c e i i e t / , e I , r e t = a o e a a l / m t l s t a R . i x a s S 6 a a s y r l c y o e e r c T r c v v = e / s C e = h D t r s t t . / e r e p i _ u c p l e E 0 l f " e l o " c a e o S e r e e * n l " c " " s J m E i d = a a D p o 6 : l C r k i i S L 0 f o h s c o h t d s " : t e m m , t o h o h c C = S o = m . . r o u / O l e r d i E r r t c a c t i y c " t q q s - c t - t o E D e n m e p a i s t v M = t y D n C e m t o l a t o o " = : " e a a t c t - K E d = p t a l v t = l e P h s M u g T s - p - h l p n - - a s 5 , r p l p o p g S S e / 6 a s g e g 1 o r O t E o r l \ c c : g o h : s d s l e . v p h : n : o e u y d s o r r 0 c : S t x d a e o o / o s o / = e f c 1 i : o / t / v d s c a w r e 0 a ( E p p e t T 1 / r / v t s / 3 $ a r r 8 c 7 s / r / e e r 0 t o i s 0 l n : i = i i a e l e : t l 0 $ r e e - e . t l o l r / / U a r t : h i / r A o c p - o r 8 : o 0 P c s t j = 2 : o l o n C l D d h 5 o o / e F n k i a c n 0 8 c O h c r H . 8 c - c a B o 9 = m 4 s : t = T = e / i a a 8 0 a - S - o e e 0 0 a c a n C c e o = 3 t / r t E P t - o l n 0 8 l c T s , 1 a 8 l e l c / a K D 2 : / a r R T P d : h c 0 h G e a 7 l 0 h n h e P l I E / 8 a n u _ 8 e e 5 o e / o l R r r - t / o t o - K / W S a 0 c s e I H r f . s - s s o E v c r h a s e s r C t z e l 8 t f N U a 3 t s h t g S i h o " c t r t e S o V d f 0 i o A s u . : h a : _ _ c i c , a : : : p 5 m d e r / v r C e l 0 8 a r 8 m D e v k / 8 1 8 o P c E e a e m T r t 0 r e 0 i B s e y # 0 0 0 s a a d s l m - I = - 9 e / 8 n : " l / 8 . 8 i d t A c f q c V f / 0 - . 0 _ - 2 i p 0 2 0 t d / o r : o I a p / c * / m U . n r / . / o i s e 6 r T l u r o s e 0 u e " 0 " r n h s 1 e Y s b e m h s $ . x v ] ] y g a c 6 - e l a m a s $ 1 8 i - r o 1 a i d u r a P 7 e c e / 6 i c y n e g O w o d a ) o / " i " e S / m / o ? : a ] t ] s T s m c s t 8 l y = G " u l i 0 f : L R n a m 9 r 2 O E i s e 0 e 5 G S t s o / s . _ y e u c 3 U : s t o . S 2 / = / 0 E 5 a 3 v R . l 0 e " 3 f 0 r ] . r 0 s 0 e & i s j o c m n o s s / . / e u 1 x s / t e p e C r n o o s m b i p e o r s n e / / s - k s r e i e y o a s n d t = y o t - r r " e u , / e k " e y s t o r e 6
s e r a t s p s a c c p v l r h o o c o o r i f i m e h e a i m e p h d a i m e h d e s i m e c p h l i m e p t i m p h n i m e h e n i m e h e o e c r m e n e o x n m e n o e e r m e n e e x t m e n o o e r m e n o i m e o e t m e n e x t m e n e x x x e e a m v J J a t i t r s l t f s s a m v J r - a t i t r s p a e a m v C C R R J a t i t r s p a t f s g a m v - - - m r - a t i t r s 6 a m v S S S S S A J r - v a m r - - - - a t i t r s e a m v A a t i t r s t f s r a m v A A B a t i t r s t f s y t f s s s g _ i A A l e n i e t u e i e f g _ i A t l e n i e t e c : g _ i S S E E A l e n i e t e l e i e r g _ i m t l e n i e t : g _ i O O O O O L A t e g _ t l e n i e t n g _ i P l e n i e t e i e o g _ i P P A l e n i e t e i e : e i e : c e l r V - - - - - - - - V - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - t s [ ] t m t a m / n l r o e l r V - - s " t s t m t a n t c e l r R R P P V - - - - - - t s t m t a n f c n l r e e l r P P P a s " t s t m t a e l r L L L L L F V - s " m e l s " " " " t s [ ] t m t a t e l r P t s t m t a n l r l e l r P P S t s t m t a n l r n l r o : i o A D D D D D D D D A D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D X X h t e e r r e u d e v r : i o A X X : 8 h t e e r r d i o : i o F F O O A X X D D D D h t e e r r d r o d e v s : i o O O O n : 5 h t e e r r : i o R R R R R R A D : 8 q : i : 8 5 6 6 h t e e r r - : i o _ h t e e r r d e v - : i o _ _ E h t e e r r d e v d e v : m n _ e e e e m m m m _ d d d d s s s s s s i s s a a c a m d l a a a a d d X X c : " " " " r o i t s s s : i m m n _ X X 0 c : r o i t s v n m n _ _ _ _ _ X X a a a a c : r o i t s e n s : i : m n S S S d 4 c : r o i t m n _ _ _ _ _ E _ a 0 : m 1 6 1 1 c : " " " " " " " " r o i t a m n B c : r o i t s : i c m n C C _ c : r o i t s : i s : i d i m T n n n n e e e e O b b b b o o o o o o n h h l l s o e e o u u u u b b : : h C c - h v u e _ : r : c - a i m O : : 9 h v u e _ _ e d d i m F F H P O : : l l l l h v u e _ _ s d : c p i m T T T : 3 h v u e _ d i m A A S S C S T l 8 a i 6 7 6 6 h C / q - t | g G v u e _ p a i m A h v u e _ : c e q i m O O P h v u e _ : c : c o t e O c c c c t t t t P . . . . l l l l l l d a a f f r s s p c t t t t . . M M e M u f t a t s p / c e c l t e P M M 0 e [ a t s p o m i o t e I I O O P M M f f f f e [ a t s p o c i c e o t e G G G 2 e [ a t s p o t e L L O O R C O f 3 l t 1 2 1 1 e M o u - y " r o a t s p p l t e S e [ a t s p c e n u t e N N A e [ a t s p c e c e c : n O r r r r a a a a T d u p u r r r r r r e r r r r f . s l a h h h h p p i a c D r " t l : : e l o : o f : n T i a : c " l : : e n q t c : n L L S R T i a r r r r c " l : : e n o t o : s : n R R R p : c " l : : e c : n F F L L E O O r : f : : : 6 3 c D p e o p , e o l : : e : f : n E c " l : : e o : t a : n F F T c " l : : e o : o : k t L y y y y d d d d S r s a r . . . . . . x e e e e . b a o l e e e e o o n x k " l , p : r o m r r t S n x 8 k C : r : : i k t T T T T S n x e e e e k C : r : : i m t t E E E o 5 k C : r k t R R R R A _ L e 8 r 8 5 : : k " t r b e p d : r r t _ k C : r m e y t I I H k C : r m m e 1 : _ p p p p a a a a : i e s l h p h s s b . . . s s f a g y T n n n n o o R R : , " : 3 5 i c m a e e 1 : : R R 0 : M 2 3 i o e 1 : E E : : : R R s s s s : M 2 3 i o m s g 5 : S S S s 4 : M 3 3 i e 2 : E E _ _ T S _ s 9 e 1 1 6 6 6 : , / y j = " " 5 5 i e 1 : S : M 1 3 i m c r . 1 : G G : : M 1 3 i m c m p r 9 O t t t t t t t t v r s = o o t e h a s h p c c i s i m r t t t t l l A A , / 3 s o a o l - s 5 A A 9 D 2 s o n r g R R A A c c c c D 2 s o n o h r 1 _ _ _ t 3 D 1 s o r g S S H P E E O c 8 s g 6 7 1 1 a " n B , , 1 s o s 2 H D 1 s o o o : i 2 _ _ D 1 s o o o o r . 0 P i i i i a a a a e n w j s r t c a s u o o o o l e n e a i i i i . . M M / 0 d l n f a c 3 M M 0 " 0 d : . _ _ " " M M o o o o " 0 d : n a e 2 P U D g 2 - 0 d . C C O O _ C P o 3 c 1 2 6 6 c , a r 0 d c 8 A " 0 d n n o 8 P A " 0 d n n n o i 0 T o o o o - - - - r a o d t t p u r e b s r . . t U g n n c c c c v e P P l s : / s r i o 6 P P " , s : i O R a 8 P P . . . . , s : s r s m A S B r " S s : i O O S R A U T . " o " " 1 1 t m o s : o m R , s : s t / m R U , s : s t s x o m I n n n n k k k k = m r b = = . r e . s t t h p e r . t s a a a a a v e e o t / e o / m e e s o R E l 0 e e h p c p s / e : S E = e H o _ _ T T L R I s / 6 3 i e k / E / e a O T / r / y / O . . . . e e e e o e d c s 8 c e d u y = = o o r l b . f t t t t l i r r c 1 o b s : a r r " 1 e / I F f 8 r r o o o r " 1 e b 1 S R a s E 5 / H P : : F E O e a " " v " e 5 a _ " 1 b n l V H " 1 b o b a N k c k k y y y y r = = : o 9 o C S r s l 8 s r . O r m o i i i i i c c c a m m a c l c c c 0 r a G E r 0 c c s r n o c 5 r a 6 W = l L s a O O R _ N c l e , r s l U c s a t f I _ c s a l a l S e i e e s s s s g a a p l 8 n o e l t o 0 t t e v o e r o o o o d t e e l c s o f e e u s v l I R e " e e t t t t u s v s . O a f - L l S R " " E C S u f m , f R u s - r D T u s - s f : y p y y t t t t . l l o r 3 n m c = e c 8 = = n e k t m n n n n a . n n h a e r n n r i f N E s n n = = e o r i e 5 R l r c " f T T s 8 S O : r r q b r L r e a e E Y r e c e r s h A s o o o o p f f s 6 e m r / m a 0 l 8 a r e h . . . . . t i t t o t . e t t l c r : R c t t l 8 x c l c . D f e , r : : o 9 C M e e / r e : l . p s R P l . e . e t e l t r r r r o r r t c s e s . l o 0 b w r o c t t t t e n a a s / y s a a " e e : o a a o 0 t o " e y = r s m e l 8 O M C s b o s " y p c : E " y n y s o r g o e e e e s e e g t = t o n h c 8 l r . d o i i i i . t g g t a a c g g , _ s h " g g c 8 = l , _ a a e c a " s " " r 3 _ S o c i k c " , a o : , a t a c r A o r . . . . t s s r i s = l a o a 0 e i u = r c c c c q e e e : l m o e e h c t h e e a 0 a = h m l s o x p c a 8 6 " D : m o n e o h m / " m e m o e l r e p a m m g c c e o e s r m s l d t r D e k k k k u r = = 8 f l - = = " e o t t = = l l h " e l f c _ g o l 0 " E m - / r - t " l a E " " l r l / . g i . a l e e r o o s n c e e t h = e l O - e e e e e v 5 8 0 _ t 5 8 - a / p t 5 8 h f t - a r o c _ / f 8 F " s a a N c t - l C B - a t o t l s i t t e q . r c = o f = = C a t t t t r a 0 0 8 d r 0 0 f l a : p 0 0 o r t f l e o i a r 0 A s . c c a o p f f M A f l y r h o s a a a s l t e r s s a h " K i . . . . y l 0 a a " t l / : s e p " t s n s l e " U e s t t m n : " r " S " f p i m c w s d d q : i t e o t l t f E o t e v u = = / t n , h f / / t s , h c n r f s L c e i i e t / , e I , r e t = a o e a a l / m t l s t a R . i x a s S 6 a a s y r l c y o e e r c T r c v v = e / s C e = h D t r s t t . / e r e p i _ u c p l e E 0 l f " e l o " c a e o S e r e e * n l " c " " s J m E i d = a a D p o 6 : l C r k i i S L 0 f o h s c o h t d s " : t e m m , t o h o h c C = S o = m . . r o u / O l e r d i E r r t c a c t i y c " t q q s - c t - t o E D e n m e p a i s t v M = t y D n C e m t o l a t o o " = : " e a a t c t - K E d = p t a l v t = l e P h s M u g T s - p - h l p n - - a s 5 , r p l p o p g S S e / 6 a s g e g 1 o r O t E o r l \ c c : g o h : s d s l e . v p h : n : o e u y d s o r r 0 c : S t x d a e o o / o s o / = e f c 1 i : o / t / v d s c a w r e 0 a ( E p p e t T 1 / r / v t s / 3 $ a r r 8 c 7 s / r / e e r 0 t o i s 0 l n : i = i i a e l e : t l 0 $ r e e - e . t l o l r / / U a r t : h i / r A o c p - o r 8 : o 0 P c s t j = 2 : o l o n C l D d h 5 o o / e F n k i a c n 0 8 c O h c r H . 8 c - c a B o 9 = m 4 s : t = T = e / i a a 8 0 a - S - o e e 0 0 a c a n C c e o = 3 t / r t E P t - o l n 0 8 l c T s , 1 a 8 l e l c / a K D 2 : / a r R T P d : h c 0 h G e a 7 l 0 h n h e P l I E / 8 a n u _ 8 e e 5 o e / o l R r r - t / o t o - K / W S a 0 c s e I H r f . s - s s o E v c r h a s e s r C t z e l 8 t f N U a 3 t s h t g S i h o " c t r t e S o V d f 0 i o A s u . : h a : _ _ c i c , a : : : p 5 m d e r / v r C e l 0 8 a r 8 m D e v k / 8 1 8 o P c E e a e m T r t 0 r e 0 i B s e y # 0 0 0 s a a d s l m - I = - 9 e / 8 n : " l / 8 . 8 i d t A c f q c V f / 0 - . 0 _ - 2 i p 0 2 0 t d / o r : o I a p / c * / m U . n r / . / o i s e 6 r T l u r o s e 0 u e " 0 " r n h s 1 e Y s b e m h s $ . x v ] ] y g a c 6 - e l a m a s $ 1 8 i - r o 1 a i d u r a P 7 e c e / 6 i c y n e g O w o d a ) o / " i " e S / m / o ? : a ] t ] s T s m c s t 8 l y = G " u l i 0 f : L R n a m 9 r 2 O E i s e 0 e 5 G S t s o / s . _ y e u c 3 U : s t o . S 2 / = / 0 E 5 a 3 v R . l 0 e " 3 f 0 r ] . r 0 s 0 e & i s j o c m n o s s / . / e u 1 x s / t e p e C r n o o s m b i p e o r s n e / / s - k s r e i e y o a s n d t = y o t - r r " e u , / e k " e y s t o r e 7
The file uploaded to the sample site document library is displayed as follows.
7. Declare as Record# Declare the uploaded document as a “record”. This makes the normal document subject to records management.
s e r a t s p s a c c p v l r h o o c o o r i f i m e h e a i m e p h d a i m e h d e s i m e c p h l i m e p t i m p h n i m e h e n i m e h e o e c r m e n e o x n m e n o e e r m e n e e x t m e n o o e r m e n o i m e o e t m e n e x t m e n e x x x e e a m v J J a t i t r s l t f s s a m v J r - a t i t r s p a e a m v C C R R J a t i t r s p a t f s g a m v - - - m r - a t i t r s 6 a m v S S S S S A J r - v a m r - - - - a t i t r s e a m v A a t i t r s t f s r a m v A A B a t i t r s t f s y t f s s s g _ i A A l e n i e t u e i e f g _ i A t l e n i e t e c : g _ i S S E E A l e n i e t e l e i e r g _ i m t l e n i e t : g _ i O O O O O L A t e g _ t l e n i e t n g _ i P l e n i e t e i e o g _ i P P A l e n i e t e i e : e i e : c e l r V - - - - - - - - V - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - t s [ ] t m t a m / n l r o e l r V - - s " t s t m t a n t c e l r R R P P V - - - - - - t s t m t a n f c n l r e e l r P P P a s " t s t m t a e l r L L L L L F V - s " m e l s " " " " t s [ ] t m t a t e l r P t s t m t a n l r l e l r P P S t s t m t a n l r n l r o : i o A D D D D D D D D A D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D X X h t e e r r e u d e v r : i o A X X : 8 h t e e r r d i o : i o F F O O A X X D D D D h t e e r r d r o d e v s : i o O O O n : 5 h t e e r r : i o R R R R R R A D : 8 q : i : 8 5 6 6 h t e e r r - : i o _ h t e e r r d e v - : i o _ _ E h t e e r r d e v d e v : m n _ e e e e m m m m _ d d d d s s s s s s i s s a a c a m d l a a a a d d X X c : " " " " r o i t s s s : i m m n _ X X 0 c : r o i t s v n m n _ _ _ _ _ X X a a a a c : r o i t s e n s : i : m n S S S d 4 c : r o i t m n _ _ _ _ _ E _ a 0 : m 1 6 1 1 c : " " " " " " " " r o i t a m n B c : r o i t s : i c m n C C _ c : r o i t s : i s : i d i m T n n n n e e e e O b b b b o o o o o o n h h l l s o e e o u u u u b b : : h C c - h v u e _ : r : c - a i m O : : 9 h v u e _ _ e d d i m F F H P O : : l l l l h v u e _ _ s d : c p i m T T T : 3 h v u e _ d i m A A S S C S T l 8 a i 6 7 6 6 h C / q - t | g G v u e _ p a i m A h v u e _ : c e q i m O O P h v u e _ : c : c o t e O c c c c t t t t P . . . . l l l l l l d a a f f r s s p c t t t t . . M M e M u f t a t s p / c e c l t e P M M 0 e [ a t s p o m i o t e I I O O P M M f f f f e [ a t s p o c i c e o t e G G G 2 e [ a t s p o t e L L O O R C O f 3 l t 1 2 1 1 e M o u - y " r o a t s p p l t e S e [ a t s p c e n u t e N N A e [ a t s p c e c e c : n O r r r r a a a a T d u p u r r r r r r e r r r r f . s l a h h h h p p i a c D r " t l : : e l o : o f : n T i a : c " l : : e n q t c : n L L S R T i a r r r r c " l : : e n o t o : s : n R R R p : c " l : : e c : n F F L L E O O r : f : : : 6 3 c D p e o p , e o l : : e : f : n E c " l : : e o : t a : n F F T c " l : : e o : o : k t L y y y y d d d d S r s a r . . . . . . x e e e e . b a o l e e e e o o n x k " l , p : r o m r r t S n x 8 k C : r : : i k t T T T T S n x e e e e k C : r : : i m t t E E E o 5 k C : r k t R R R R A _ L e 8 r 8 5 : : k " t r b e p d : r r t _ k C : r m e y t I I H k C : r m m e 1 : _ p p p p a a a a : i e s l h p h s s b . . . s s f a g y T n n n n o o R R : , " : 3 5 i c m a e e 1 : : R R 0 : M 2 3 i o e 1 : E E : : : R R s s s s : M 2 3 i o m s g 5 : S S S s 4 : M 3 3 i e 2 : E E _ _ T S _ s 9 e 1 1 6 6 6 : , / y j = " " 5 5 i e 1 : S : M 1 3 i m c r . 1 : G G : : M 1 3 i m c m p r 9 O t t t t t t t t v r s = o o t e h a s h p c c i s i m r t t t t l l A A , / 3 s o a o l - s 5 A A 9 D 2 s o n r g R R A A c c c c D 2 s o n o h r 1 _ _ _ t 3 D 1 s o r g S S H P E E O c 8 s g 6 7 1 1 a " n B , , 1 s o s 2 H D 1 s o o o : i 2 _ _ D 1 s o o o o r . 0 P i i i i a a a a e n w j s r t c a s u o o o o l e n e a i i i i . . M M / 0 d l n f a c 3 M M 0 " 0 d : . _ _ " " M M o o o o " 0 d : n a e 2 P U D g 2 - 0 d . C C O O _ C P o 3 c 1 2 6 6 c , a r 0 d c 8 A " 0 d n n o 8 P A " 0 d n n n o i 0 T o o o o - - - - r a o d t t p u r e b s r . . t U g n n c c c c v e P P l s : / s r i o 6 P P " , s : i O R a 8 P P . . . . , s : s r s m A S B r " S s : i O O S R A U T . " o " " 1 1 t m o s : o m R , s : s t / m R U , s : s t s x o m I n n n n k k k k = m r b = = . r e . s t t h p e r . t s a a a a a v e e o t / e o / m e e s o R E l 0 e e h p c p s / e : S E = e H o _ _ T T L R I s / 6 3 i e k / E / e a O T / r / y / O . . . . e e e e o e d c s 8 c e d u y = = o o r l b . f t t t t l i r r c 1 o b s : a r r " 1 e / I F f 8 r r o o o r " 1 e b 1 S R a s E 5 / H P : : F E O e a " " v " e 5 a _ " 1 b n l V H " 1 b o b a N k c k k y y y y r = = : o 9 o C S r s l 8 s r . O r m o i i i i i c c c a m m a c l c c c 0 r a G E r 0 c c s r n o c 5 r a 6 W = l L s a O O R _ N c l e , r s l U c s a t f I _ c s a l a l S e i e e s s s s g a a p l 8 n o e l t o 0 t t e v o e r o o o o d t e e l c s o f e e u s v l I R e " e e t t t t u s v s . O a f - L l S R " " E C S u f m , f R u s - r D T u s - s f : y p y y t t t t . l l o r 3 n m c = e c 8 = = n e k t m n n n n a . n n h a e r n n r i f N E s n n = = e o r i e 5 R l r c " f T T s 8 S O : r r q b r L r e a e E Y r e c e r s h A s o o o o p f f s 6 e m r / m a 0 l 8 a r e h . . . . . t i t t o t . e t t l c r : R c t t l 8 x c l c . D f e , r : : o 9 C M e e / r e : l . p s R P l . e . e t e l t r r r r o r r t c s e s . l o 0 b w r o c t t t t e n a a s / y s a a " e e : o a a o 0 t o " e y = r s m e l 8 O M C s b o s " y p c : E " y n y s o r g o e e e e s e e g t = t o n h c 8 l r . d o i i i i . t g g t a a c g g , _ s h " g g c 8 = l , _ a a e c a " s " " r 3 _ S o c i k c " , a o : , a t a c r A o r . . . . t s s r i s = l a o a 0 e i u = r c c c c q e e e : l m o e e h c t h e e a 0 a = h m l s o x p c a 8 6 " D : m o n e o h m / " m e m o e l r e p a m m g c c e o e s r m s l d t r D e k k k k u r = = 8 f l - = = " e o t t = = l l h " e l f c _ g o l 0 " E m - / r - t " l a E " " l r l / . g i . a l e e r o o s n c e e t h = e l O - e e e e e v 5 8 0 _ t 5 8 - a / p t 5 8 h f t - a r o c _ / f 8 F " s a a N c t - l C B - a t o t l s i t t e q . r c = o f = = C a t t t t r a 0 0 8 d r 0 0 f l a : p 0 0 o r t f l e o i a r 0 A s . c c a o p f f M A f l y r h o s a a a s l t e r s s a h " K i . . . . y l 0 a a " t l / : s e p " t s n s l e " U e s t t m n : " r " S " f p i m c w s d d q : i t e o t l t f E o t e v u = = / t n , h f / / t s , h c n r f s L c e i i e t / , e I , r e t = a o e a a l / m t l s t a R . i x a s S 6 a a s y r l c y o e e r c T r c v v = e / s C e = h D t r s t t . / e r e p i _ u c p l e E 0 l f " e l o " c a e o S e r e e * n l " c " " s J m E i d = a a D p o 6 : l C r k i i S L 0 f o h s c o h t d s " : t e m m , t o h o h c C = S o = m . . r o u / O l e r d i E r r t c a c t i y c " t q q s - c t - t o E D e n m e p a i s t v M = t y D n C e m t o l a t o o " = : " e a a t c t - K E d = p t a l v t = l e P h s M u g T s - p - h l p n - - a s 5 , r p l p o p g S S e / 6 a s g e g 1 o r O t E o r l \ c c : g o h : s d s l e . v p h : n : o e u y d s o r r 0 c : S t x d a e o o / o s o / = e f c 1 i : o / t / v d s c a w r e 0 a ( E p p e t T 1 / r / v t s / 3 $ a r r 8 c 7 s / r / e e r 0 t o i s 0 l n : i = i i a e l e : t l 0 $ r e e - e . t l o l r / / U a r t : h i / r A o c p - o r 8 : o 0 P c s t j = 2 : o l o n C l D d h 5 o o / e F n k i a c n 0 8 c O h c r H . 8 c - c a B o 9 = m 4 s : t = T = e / i a a 8 0 a - S - o e e 0 0 a c a n C c e o = 3 t / r t E P t - o l n 0 8 l c T s , 1 a 8 l e l c / a K D 2 : / a r R T P d : h c 0 h G e a 7 l 0 h n h e P l I E / 8 a n u _ 8 e e 5 o e / o l R r r - t / o t o - K / W S a 0 c s e I H r f . s - s s o E v c r h a s e s r C t z e l 8 t f N U a 3 t s h t g S i h o " c t r t e S o V d f 0 i o A s u . : h a : _ _ c i c , a : : : p 5 m d e r / v r C e l 0 8 a r 8 m D e v k / 8 1 8 o P c E e a e m T r t 0 r e 0 i B s e y # 0 0 0 s a a d s l m - I = - 9 e / 8 n : " l / 8 . 8 i d t A c f q c V f / 0 - . 0 _ - 2 i p 0 2 0 t d / o r : o I a p / c * / m U . n r / . / o i s e 6 r T l u r o s e 0 u e " 0 " r n h s 1 e Y s b e m h s $ . x v ] ] y g a c 6 - e l a m a s $ 1 8 i - r o 1 a i d u r a P 7 e c e / 6 i c y n e g O w o d a ) o / " i " e S / m / o ? : a ] t ] s T s m c s t 8 l y = G " u l i 0 f : L R n a m 9 r 2 O E i s e 0 e 5 G S t s o / s . _ y e u c 3 U : s t o . S 2 / = / 0 E 5 a 3 v R . l 0 e " 3 f 0 r ] . r 0 s 0 e & i s j o c m n o s s / . / e u 1 x s / t e p e C r n o o s m b i p e o r s n e / / s - k s r e i e y o a s n d t = y o t - r r " e u , / e k " e y s t o r e 8
Looking at the response, the following aspects (attributes) have been applied.
Aspect 説明 rma:recordRecognized as a record rma:recordOriginatingDetailsOriginal file information (location, creator, date/time) rma:recordComponentIdentifierIdentifier for records management rma:filePlanComponentFile plan component
At this point, the record is placed in “Unfiled Records”.
On the record detail screen, you can check the preview and metadata.
8. Filing (Classifying) a Record# Move (file) the unfiled record to the record folder created earlier.
s e r a t s p s a c c p v l r h o o c o o r i f i m e h e a i m e p h d a i m e h d e s i m e c p h l i m e p t i m p h n i m e h e n i m e h e o e c r m e n e o x n m e n o e e r m e n e e x t m e n o o e r m e n o i m e o e t m e n e x t m e n e x x x e e a m v J J a t i t r s l t f s s a m v J r - a t i t r s p a e a m v C C R R J a t i t r s p a t f s g a m v - - - m r - a t i t r s 6 a m v S S S S S A J r - v a m r - - - - a t i t r s e a m v A a t i t r s t f s r a m v A A B a t i t r s t f s y t f s s s g _ i A A l e n i e t u e i e f g _ i A t l e n i e t e c : g _ i S S E E A l e n i e t e l e i e r g _ i m t l e n i e t : g _ i O O O O O L A t e g _ t l e n i e t n g _ i P l e n i e t e i e o g _ i P P A l e n i e t e i e : e i e : c e l r V - - - - - - - - V - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - t s [ ] t m t a m / n l r o e l r V - - s " t s t m t a n t c e l r R R P P V - - - - - - t s t m t a n f c n l r e e l r P P P a s " t s t m t a e l r L L L L L F V - s " m e l s " " " " t s [ ] t m t a t e l r P t s t m t a n l r l e l r P P S t s t m t a n l r n l r o : i o A D D D D D D D D A D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D D X X h t e e r r e u d e v r : i o A X X : 8 h t e e r r d i o : i o F F O O A X X D D D D h t e e r r d r o d e v s : i o O O O n : 5 h t e e r r : i o R R R R R R A D : 8 q : i : 8 5 6 6 h t e e r r - : i o _ h t e e r r d e v - : i o _ _ E h t e e r r d e v d e v : m n _ e e e e m m m m _ d d d d s s s s s s i s s a a c a m d l a a a a d d X X c : " " " " r o i t s s s : i m m n _ X X 0 c : r o i t s v n m n _ _ _ _ _ X X a a a a c : r o i t s e n s : i : m n S S S d 4 c : r o i t m n _ _ _ _ _ E _ a 0 : m 1 6 1 1 c : " " " " " " " " r o i t a m n B c : r o i t s : i c m n C C _ c : r o i t s : i s : i d i m T n n n n e e e e O b b b b o o o o o o n h h l l s o e e o u u u u b b : : h C c - h v u e _ : r : c - a i m O : : 9 h v u e _ _ e d d i m F F H P O : : l l l l h v u e _ _ s d : c p i m T T T : 3 h v u e _ d i m A A S S C S T l 8 a i 6 7 6 6 h C / q - t | g G v u e _ p a i m A h v u e _ : c e q i m O O P h v u e _ : c : c o t e O c c c c t t t t P . . . . l l l l l l d a a f f r s s p c t t t t . . M M e M u f t a t s p / c e c l t e P M M 0 e [ a t s p o m i o t e I I O O P M M f f f f e [ a t s p o c i c e o t e G G G 2 e [ a t s p o t e L L O O R C O f 3 l t 1 2 1 1 e M o u - y " r o a t s p p l t e S e [ a t s p c e n u t e N N A e [ a t s p c e c e c : n O r r r r a a a a T d u p u r r r r r r e r r r r f . s l a h h h h p p i a c D r " t l : : e l o : o f : n T i a : c " l : : e n q t c : n L L S R T i a r r r r c " l : : e n o t o : s : n R R R p : c " l : : e c : n F F L L E O O r : f : : : 6 3 c D p e o p , e o l : : e : f : n E c " l : : e o : t a : n F F T c " l : : e o : o : k t L y y y y d d d d S r s a r . . . . . . x e e e e . b a o l e e e e o o n x k " l , p : r o m r r t S n x 8 k C : r : : i k t T T T T S n x e e e e k C : r : : i m t t E E E o 5 k C : r k t R R R R A _ L e 8 r 8 5 : : k " t r b e p d : r r t _ k C : r m e y t I I H k C : r m m e 1 : _ p p p p a a a a : i e s l h p h s s b . . . s s f a g y T n n n n o o R R : , " : 3 5 i c m a e e 1 : : R R 0 : M 2 3 i o e 1 : E E : : : R R s s s s : M 2 3 i o m s g 5 : S S S s 4 : M 3 3 i e 2 : E E _ _ T S _ s 9 e 1 1 6 6 6 : , / y j = " " 5 5 i e 1 : S : M 1 3 i m c r . 1 : G G : : M 1 3 i m c m p r 9 O t t t t t t t t v r s = o o t e h a s h p c c i s i m r t t t t l l A A , / 3 s o a o l - s 5 A A 9 D 2 s o n r g R R A A c c c c D 2 s o n o h r 1 _ _ _ t 3 D 1 s o r g S S H P E E O c 8 s g 6 7 1 1 a " n B , , 1 s o s 2 H D 1 s o o o : i 2 _ _ D 1 s o o o o r . 0 P i i i i a a a a e n w j s r t c a s u o o o o l e n e a i i i i . . M M / 0 d l n f a c 3 M M 0 " 0 d : . _ _ " " M M o o o o " 0 d : n a e 2 P U D g 2 - 0 d . C C O O _ C P o 3 c 1 2 6 6 c , a r 0 d c 8 A " 0 d n n o 8 P A " 0 d n n n o i 0 T o o o o - - - - r a o d t t p u r e b s r . . t U g n n c c c c v e P P l s : / s r i o 6 P P " , s : i O R a 8 P P . . . . , s : s r s m A S B r " S s : i O O S R A U T . " o " " 1 1 t m o s : o m R , s : s t / m R U , s : s t s x o m I n n n n k k k k = m r b = = . r e . s t t h p e r . t s a a a a a v e e o t / e o / m e e s o R E l 0 e e h p c p s / e : S E = e H o _ _ T T L R I s / 6 3 i e k / E / e a O T / r / y / O . . . . e e e e o e d c s 8 c e d u y = = o o r l b . f t t t t l i r r c 1 o b s : a r r " 1 e / I F f 8 r r o o o r " 1 e b 1 S R a s E 5 / H P : : F E O e a " " v " e 5 a _ " 1 b n l V H " 1 b o b a N k c k k y y y y r = = : o 9 o C S r s l 8 s r . O r m o i i i i i c c c a m m a c l c c c 0 r a G E r 0 c c s r n o c 5 r a 6 W = l L s a O O R _ N c l e , r s l U c s a t f I _ c s a l a l S e i e e s s s s g a a p l 8 n o e l t o 0 t t e v o e r o o o o d t e e l c s o f e e u s v l I R e " e e t t t t u s v s . O a f - L l S R " " E C S u f m , f R u s - r D T u s - s f : y p y y t t t t . l l o r 3 n m c = e c 8 = = n e k t m n n n n a . n n h a e r n n r i f N E s n n = = e o r i e 5 R l r c " f T T s 8 S O : r r q b r L r e a e E Y r e c e r s h A s o o o o p f f s 6 e m r / m a 0 l 8 a r e h . . . . . t i t t o t . e t t l c r : R c t t l 8 x c l c . D f e , r : : o 9 C M e e / r e : l . p s R P l . e . e t e l t r r r r o r r t c s e s . l o 0 b w r o c t t t t e n a a s / y s a a " e e : o a a o 0 t o " e y = r s m e l 8 O M C s b o s " y p c : E " y n y s o r g o e e e e s e e g t = t o n h c 8 l r . d o i i i i . t g g t a a c g g , _ s h " g g c 8 = l , _ a a e c a " s " " r 3 _ S o c i k c " , a o : , a t a c r A o r . . . . t s s r i s = l a o a 0 e i u = r c c c c q e e e : l m o e e h c t h e e a 0 a = h m l s o x p c a 8 6 " D : m o n e o h m / " m e m o e l r e p a m m g c c e o e s r m s l d t r D e k k k k u r = = 8 f l - = = " e o t t = = l l h " e l f c _ g o l 0 " E m - / r - t " l a E " " l r l / . g i . a l e e r o o s n c e e t h = e l O - e e e e e v 5 8 0 _ t 5 8 - a / p t 5 8 h f t - a r o c _ / f 8 F " s a a N c t - l C B - a t o t l s i t t e q . r c = o f = = C a t t t t r a 0 0 8 d r 0 0 f l a : p 0 0 o r t f l e o i a r 0 A s . c c a o p f f M A f l y r h o s a a a s l t e r s s a h " K i . . . . y l 0 a a " t l / : s e p " t s n s l e " U e s t t m n : " r " S " f p i m c w s d d q : i t e o t l t f E o t e v u = = / t n , h f / / t s , h c n r f s L c e i i e t / , e I , r e t = a o e a a l / m t l s t a R . i x a s S 6 a a s y r l c y o e e r c T r c v v = e / s C e = h D t r s t t . / e r e p i _ u c p l e E 0 l f " e l o " c a e o S e r e e * n l " c " " s J m E i d = a a D p o 6 : l C r k i i S L 0 f o h s c o h t d s " : t e m m , t o h o h c C = S o = m . . r o u / O l e r d i E r r t c a c t i y c " t q q s - c t - t o E D e n m e p a i s t v M = t y D n C e m t o l a t o o " = : " e a a t c t - K E d = p t a l v t = l e P h s M u g T s - p - h l p n - - a s 5 , r p l p o p g S S e / 6 a s g e g 1 o r O t E o r l \ c c : g o h : s d s l e . v p h : n : o e u y d s o r r 0 c : S t x d a e o o / o s o / = e f c 1 i : o / t / v d s c a w r e 0 a ( E p p e t T 1 / r / v t s / 3 $ a r r 8 c 7 s / r / e e r 0 t o i s 0 l n : i = i i a e l e : t l 0 $ r e e - e . t l o l r / / U a r t : h i / r A o c p - o r 8 : o 0 P c s t j = 2 : o l o n C l D d h 5 o o / e F n k i a c n 0 8 c O h c r H . 8 c - c a B o 9 = m 4 s : t = T = e / i a a 8 0 a - S - o e e 0 0 a c a n C c e o = 3 t / r t E P t - o l n 0 8 l c T s , 1 a 8 l e l c / a K D 2 : / a r R T P d : h c 0 h G e a 7 l 0 h n h e P l I E / 8 a n u _ 8 e e 5 o e / o l R r r - t / o t o - K / W S a 0 c s e I H r f . s - s s o E v c r h a s e s r C t z e l 8 t f N U a 3 t s h t g S i h o " c t r t e S o V d f 0 i o A s u . : h a : _ _ c i c , a : : : p 5 m d e r / v r C e l 0 8 a r 8 m D e v k / 8 1 8 o P c E e a e m T r t 0 r e 0 i B s e y # 0 0 0 s a a d s l m - I = - 9 e / 8 n : " l / 8 . 8 i d t A c f q c V f / 0 - . 0 _ - 2 i p 0 2 0 t d / o r : o I a p / c * / m U . n r / . / o i s e 6 r T l u r o s e 0 u e " 0 " r n h s 1 e Y s b e m h s $ . x v ] ] y g a c 6 - e l a m a s $ 1 8 i - r o 1 a i d u r a P 7 e c e / 6 i c y n e g O w o d a ) o / " i " e S / m / o ? : a ] t ] s T s m c s t 8 l y = G " u l i 0 f : L R n a m 9 r 2 O E i s e 0 e 5 G S t s o / s . _ y e u c 3 U : s t o . S 2 / = / 0 E 5 a 3 v R . l 0 e " 3 f 0 r ] . r 0 s 0 e & i s j o c m n o s s / . / e u 1 x s / t e p e C r n o o s m b i p e o r s n e / / s - k s r e i e y o a s n d t = y o t - r r " e u , / e k " e y s t o r e 9
Filingが完了すると、rma:dateFiled（Filing日時）が設定されます。
d o c k e r c o m p o s e - f g o v e r n a n c e - c o m m u n i t y - c o m p o s e . y a m l u p - d
0
After filing, you can confirm that the record is stored within the record folder.
9. Setting Up the Retention Schedule# The retention schedule defines the lifecycle of records. It is set on a category and applies to the folders and records under it.
9-1. Creating the Retention Schedule# d o c k e r c o m p o s e - f g o v e r n a n c e - c o m m u n i t y - c o m p o s e . y a m l u p - d
1 !
isRecordLevelは、保持スケジュールをレコード単位で適用するか、フォルダ単位で適用するかを指定します。今回はフォルダ単位（false）を選択しています。既にフォルダが存在するカテゴリでは、レコードレベル（true）は設定できません。
9-2. Adding Retention Actions# Add specific actions (steps) to the retention schedule. Here we use the Legacy API.
!
保持アクションの追加は、v1のGS REST APIではperiodのフォーマットに問題があり、500エラーが発生する場合があります。Legacy API（/alfresco/s/api/...）を使用することで確実に動作します。
d o c k e r c o m p o s e - f g o v e r n a n c e - c o m m u n i t y - c o m p o s e . y a m l u p - d
2
d o c k e r c o m p o s e - f g o v e r n a n c e - c o m m u n i t y - c o m p o s e . y a m l u p - d
3
d o c k e r c o m p o s e - f g o v e r n a n c e - c o m m u n i t y - c o m p o s e . y a m l u p - d
4
Check the overall retention schedule.
d o c k e r c o m p o s e - f g o v e r n a n c e - c o m m u n i t y - c o m p o s e . y a m l u p - d
5
d o c k e r c o m p o s e - f g o v e r n a n c e - c o m m u n i t y - c o m p o s e . y a m l u p - d
6
The following 5 types of retention actions are available.
Action Description cutoffCutoff (transition from active to inactive) retainRetain (storage for specified period) transferTransfer (move to another storage location) accessionAccession (transfer to archive) destroy廃棄
10. Completing the Record# To execute a cutoff, all records in the folder must be in “Complete” state.
d o c k e r c o m p o s e - f g o v e r n a n c e - c o m m u n i t y - c o m p o s e . y a m l u p - d
7
d o c k e r c o m p o s e - f g o v e r n a n c e - c o m m u n i t y - c o m p o s e . y a m l u p - d
8 !
In Alfresco, the term “declare” is used with two meanings.
Declare as Record （レコードとして宣言）: 通常ドキュメントをレコードにする操作（GS API /files/{id}/declare）Declare Record / Complete Record （Record completion）: レコードのメタデータ入力が完了し、変更不可にする操作（Legacy API declareRecordアクション）11. Executing Cutoff (Active to Inactive)# In the business scenario, assume the contract has ended. Complete the “Case Closed” event and execute the cutoff.
11-1. Completing the Event# d o c k e r c o m p o s e - f g o v e r n a n c e - c o m m u n i t y - c o m p o s e . y a m l u p - d
9
次のアクションの状態を確認すると、eventsEligibleがtrueになっています。
d o c k e r c o m p o s e - f g o v e r n a n c e - c o m m u n i t y - c o m p o s e . y a m l p s
0
d o c k e r c o m p o s e - f g o v e r n a n c e - c o m m u n i t y - c o m p o s e . y a m l p s
1
11-2. Executing the Cutoff# d o c k e r c o m p o s e - f g o v e r n a n c e - c o m m u n i t y - c o m p o s e . y a m l p s
2
d o c k e r c o m p o s e - f g o v e r n a n c e - c o m m u n i t y - c o m p o s e . y a m l p s
3
After cutoff, the following changes occur to the record.
rma:cutOff aspectが付与されるrma:cutOffDate が設定されるRecord content and metadata become immutable d o c k e r c o m p o s e - f g o v e r n a n c e - c o m m u n i t y - c o m p o s e . y a m l p s
4
Key properties to check:
d o c k e r c o m p o s e - f g o v e r n a n c e - c o m m u n i t y - c o m p o s e . y a m l p s
5
11-3. Checking the Next Action# d o c k e r c o m p o s e - f g o v e r n a n c e - c o m m u n i t y - c o m p o s e . y a m l p s
6
d o c k e r c o m p o s e - f g o v e r n a n c e - c o m m u n i t y - c o m p o s e . y a m l p s
7
次のアクションは Retain（保持） で、asOfが 2029年2月15日 （3年後）に設定されています。この日付以降に保持期間が満了し、次のステップ（廃棄）が実行可能になります。
12. Hold (Legal Preservation)# When disposal of specific records needs to be temporarily suspended for reasons such as litigation, the “hold” feature is used.
12-1. Creating a Hold# d o c k e r c o m p o s e - f g o v e r n a n c e - c o m m u n i t y - c o m p o s e . y a m l p s
8
d o c k e r c o m p o s e - f g o v e r n a n c e - c o m m u n i t y - c o m p o s e . y a m l p s
9
12-2. Adding a Record to a Hold# N d d d d d d d d d A o o o o o o o o o M c c c c c c c c c E k k k k k k k k k e e e e e e e e e r r r r r r r r r - - - - - - - - - c c c c c c c c c o o o o o o o o o m m m m m m m m m p p p p p p p p p o o o o o o o o o s s s s s s s s s e e e e e e e e e - - - - - - - - - a a c c p p s s t c l o o o r h o r t f n n s o a l a i r t t t x r r n v e e r g y e 6 s e s n o r - - - f m c t l e 1 1 1 o q o - - s r - - a c - m 1 1 p e 1 - p n c - t o 1 e r r e - - 1 a i o - 1 S U U U U U U U U U T p p p p p p p p p A T ( ( ( ( ( ( ( ( U h h h h h h h h S e e e e e e e e a a a a a a a a l l l l l l l l t t t t t t t t h h h h h h h h y y y y y y y y ) ) ) ) ) ) ) )
0
Records added to a hold cannot be disposed of even after the retention period expires.
12-3. Checking Hold Contents# N d d d d d d d d d A o o o o o o o o o M c c c c c c c c c E k k k k k k k k k e e e e e e e e e r r r r r r r r r - - - - - - - - - c c c c c c c c c o o o o o o o o o m m m m m m m m m p p p p p p p p p o o o o o o o o o s s s s s s s s s e e e e e e e e e - - - - - - - - - a a c c p p s s t c l o o o r h o r t f n n s o a l a i r t t t x r r n v e e r g y e 6 s e s n o r - - - f m c t l e 1 1 1 o q o - - s r - - a c - m 1 1 p e 1 - p n c - t o 1 e r r e - - 1 a i o - 1 S U U U U U U U U U T p p p p p p p p p A T ( ( ( ( ( ( ( ( U h h h h h h h h S e e e e e e e e a a a a a a a a l l l l l l l l t t t t t t t t h h h h h h h h y y y y y y y y ) ) ) ) ) ) ) )
1
In the Share UI Holds screen, you can check the created hold and the records within it.
12-4. Releasing from Hold# When the litigation is resolved, release the record from the hold.
N d d d d d d d d d A o o o o o o o o o M c c c c c c c c c E k k k k k k k k k e e e e e e e e e r r r r r r r r r - - - - - - - - - c c c c c c c c c o o o o o o o o o m m m m m m m m m p p p p p p p p p o o o o o o o o o s s s s s s s s s e e e e e e e e e - - - - - - - - - a a c c p p s s t c l o o o r h o r t f n n s o a l a i r t t t x r r n v e e r g y e 6 s e s n o r - - - f m c t l e 1 1 1 o q o - - s r - - a c - m 1 1 p e 1 - p n c - t o 1 e r r e - - 1 a i o - 1 S U U U U U U U U U T p p p p p p p p p A T ( ( ( ( ( ( ( ( U h h h h h h h h S e e e e e e e e a a a a a a a a l l l l l l l l t t t t t t t t h h h h h h h h y y y y y y y y ) ) ) ) ) ) ) )
2
If HTTP 204 (No Content) is returned, it was successful.
13. User and Group Management# In actual operations, properly configure users and groups involved in records management.
13-1. Creating a User# N d d d d d d d d d A o o o o o o o o o M c c c c c c c c c E k k k k k k k k k e e e e e e e e e r r r r r r r r r - - - - - - - - - c c c c c c c c c o o o o o o o o o m m m m m m m m m p p p p p p p p p o o o o o o o o o s s s s s s s s s e e e e e e e e e - - - - - - - - - a a c c p p s s t c l o o o r h o r t f n n s o a l a i r t t t x r r n v e e r g y e 6 s e s n o r - - - f m c t l e 1 1 1 o q o - - s r - - a c - m 1 1 p e 1 - p n c - t o 1 e r r e - - 1 a i o - 1 S U U U U U U U U U T p p p p p p p p p A T ( ( ( ( ( ( ( ( U h h h h h h h h S e e e e e e e e a a a a a a a a l l l l l l l l t t t t t t t t h h h h h h h h y y y y y y y y ) ) ) ) ) ) ) )
3
13-2. Creating a Group and Adding Members# N d d d d d d d d d A o o o o o o o o o M c c c c c c c c c E k k k k k k k k k e e e e e e e e e r r r r r r r r r - - - - - - - - - c c c c c c c c c o o o o o o o o o m m m m m m m m m p p p p p p p p p o o o o o o o o o s s s s s s s s s e e e e e e e e e - - - - - - - - - a a c c p p s s t c l o o o r h o r t f n n s o a l a i r t t t x r r n v e e r g y e 6 s e s n o r - - - f m c t l e 1 1 1 o q o - - s r - - a c - m 1 1 p e 1 - p n c - t o 1 e r r e - - 1 a i o - 1 S U U U U U U U U U T p p p p p p p p p A T ( ( ( ( ( ( ( ( U h h h h h h h h S e e e e e e e e a a a a a a a a l l l l l l l l t t t t t t t t h h h h h h h h y y y y y y y y ) ) ) ) ) ) ) )
4
14. Checking Audit Logs# Records Management operations are automatically recorded in audit logs. They can also be checked from the RM admin console.
N d d d d d d d d d A o o o o o o o o o M c c c c c c c c c E k k k k k k k k k e e e e e e e e e r r r r r r r r r - - - - - - - - - c c c c c c c c c o o o o o o o o o m m m m m m m m m p p p p p p p p p o o o o o o o o o s s s s s s s s s e e e e e e e e e - - - - - - - - - a a c c p p s s t c l o o o r h o r t f n n s o a l a i r t t t x r r n v e e r g y e 6 s e s n o r - - - f m c t l e 1 1 1 o q o - - s r - - a c - m 1 1 p e 1 - p n c - t o 1 e r r e - - 1 a i o - 1 S U U U U U U U U U T p p p p p p p p p A T ( ( ( ( ( ( ( ( U h h h h h h h h S e e e e e e e e a a a a a a a a l l l l l l l l t t t t t t t t h h h h h h h h y y y y y y y y ) ) ) ) ) ) ) )
5
N d d d d d d d d d A o o o o o o o o o M c c c c c c c c c E k k k k k k k k k e e e e e e e e e r r r r r r r r r - - - - - - - - - c c c c c c c c c o o o o o o o o o m m m m m m m m m p p p p p p p p p o o o o o o o o o s s s s s s s s s e e e e e e e e e - - - - - - - - - a a c c p p s s t c l o o o r h o r t f n n s o a l a i r t t t x r r n v e e r g y e 6 s e s n o r - - - f m c t l e 1 1 1 o q o - - s r - - a c - m 1 1 p e 1 - p n c - t o 1 e r r e - - 1 a i o - 1 S U U U U U U U U U T p p p p p p p p p A T ( ( ( ( ( ( ( ( U h h h h h h h h S e e e e e e e e a a a a a a a a l l l l l l l l t t t t t t t t h h h h h h h h y y y y y y y y ) ) ) ) ) ) ) )
6
15. Retrieving Record Content (Download)# N d d d d d d d d d A o o o o o o o o o M c c c c c c c c c E k k k k k k k k k e e e e e e e e e r r r r r r r r r - - - - - - - - - c c c c c c c c c o o o o o o o o o m m m m m m m m m p p p p p p p p p o o o o o o o o o s s s s s s s s s e e e e e e e e e - - - - - - - - - a a c c p p s s t c l o o o r h o r t f n n s o a l a i r t t t x r r n v e e r g y e 6 s e s n o r - - - f m c t l e 1 1 1 o q o - - s r - - a c - m 1 1 p e 1 - p n c - t o 1 e r r e - - 1 a i o - 1 S U U U U U U U U U T p p p p p p p p p A T ( ( ( ( ( ( ( ( U h h h h h h h h S e e e e e e e e a a a a a a a a l l l l l l l l t t t t t t t t h h h h h h h h y y y y y y y y ) ) ) ) ) ) ) )
7
N d d d d d d d d d A o o o o o o o o o M c c c c c c c c c E k k k k k k k k k e e e e e e e e e r r r r r r r r r - - - - - - - - - c c c c c c c c c o o o o o o o o o m m m m m m m m m p p p p p p p p p o o o o o o o o o s s s s s s s s s e e e e e e e e e - - - - - - - - - a a c c p p s s t c l o o o r h o r t f n n s o a l a i r t t t x r r n v e e r g y e 6 s e s n o r - - - f m c t l e 1 1 1 o q o - - s r - - a c - m 1 1 p e 1 - p n c - t o 1 e r r e - - 1 a i o - 1 S U U U U U U U U U T p p p p p p p p p A T ( ( ( ( ( ( ( ( U h h h h h h h h S e e e e e e e e a a a a a a a a l l l l l l l l t t t t t t t t h h h h h h h h y y y y y y y y ) ) ) ) ) ) ) )
8
Overview of the Lifecycle# The records management lifecycle experienced this time can be illustrated as follows.
N d d d d d d d d d A o o o o o o o o o M c c c c c c c c c E k k k k k k k k k e e e e e e e e e r r r r r r r r r - - - - - - - - - c c c c c c c c c o o o o o o o o o m m m m m m m m m p p p p p p p p p o o o o o o o o o s s s s s s s s s e e e e e e e e e - - - - - - - - - a a c c p p s s t c l o o o r h o r t f n n s o a l a i r t t t x r r n v e e r g y e 6 s e s n o r - - - f m c t l e 1 1 1 o q o - - s r - - a c - m 1 1 p e 1 - p n c - t o 1 e r r e - - 1 a i o - 1 S U U U U U U U U U T p p p p p p p p p A T ( ( ( ( ( ( ( ( U h h h h h h h h S e e e e e e e e a a a a a a a a l l l l l l l l t t t t t t t t h h h h h h h h y y y y y y y y ) ) ) ) ) ) ) )
9
Record State Changes at Each Stage# Stage Operation Applied Aspect Key Properties Record declaration declarerma:recordrma:identifierFiling file- rma:dateFiledRecord completion declareRecordrma:declaredRecordrma:declaredAt, rma:declaredByCutoff cutoffrma:cutOffrma:cutOffDateホールド holdrma:frozenrma:frozenAt
API一覧# Below is a list of APIs used in this article.
GS REST API（v1）# Operation Method Endpoint RM site creation POST /api/-default-/public/gs/versions/1/gs-sitesGet file plan GET /api/-default-/public/gs/versions/1/file-plans/-filePlan-Category creation POST /api/-default-/public/gs/versions/1/file-plans/-filePlan-/categoriesRecord folder creation POST /api/-default-/public/gs/versions/1/record-categories/{id}/childrenRecord declaration POST /api/-default-/public/gs/versions/1/files/{id}/declareレコードのFiling POST /api/-default-/public/gs/versions/1/records/{id}/fileRetention schedule creation POST /api/-default-/public/gs/versions/1/record-categories/{id}/retention-schedulesHold creation POST /api/-default-/public/gs/versions/1/file-plans/-filePlan-/holdsAdd record to hold POST /api/-default-/public/gs/versions/1/holds/{id}/childrenRelease record from hold DELETE /api/-default-/public/gs/versions/1/holds/{holdId}/children/{recordId}Check hold contents GET /api/-default-/public/gs/versions/1/holds/{id}/children
Legacy API# Operation Method Endpoint Add retention action POST /alfresco/s/api/node/workspace/SpacesStore/{id}/dispositionschedule/dispositionactiondefinitionsUpdate retention action PUT /alfresco/s/api/node/workspace/SpacesStore/{id}/dispositionschedule/dispositionactiondefinitions/{actionId}Check retention schedule GET /alfresco/s/api/node/workspace/SpacesStore/{id}/dispositionscheduleCheck next action GET /alfresco/s/api/node/workspace/SpacesStore/{id}/nextdispositionactionExecute action POST /alfresco/s/api/rma/actions/ExecutionQueueCheck audit log GET /alfresco/s/api/rma/admin/rmauditlogList of available values GET /alfresco/s/api/rma/admin/listofvalues
Alfresco REST API（v1）# Operation Method Endpoint Get user information GET /api/-default-/public/alfresco/versions/1/people/-me-File upload POST /api/-default-/public/alfresco/versions/1/nodes/{id}/childrenGet node information GET /api/-default-/public/alfresco/versions/1/nodes/{id}Get content GET /api/-default-/public/alfresco/versions/1/nodes/{id}/contentVersion history GET /api/-default-/public/alfresco/versions/1/nodes/{id}/versionsユーザー作成 POST /api/-default-/public/alfresco/versions/1/peopleGroup creation POST /api/-default-/public/alfresco/versions/1/groupsAdd group member POST /api/-default-/public/alfresco/versions/1/groups/{id}/membersSite list GET /api/-default-/public/alfresco/versions/1/sites
Problem: Unable to Login After Some Time# With the Azure virtual machine (8 GiB RAM) used in the previous article, an issue was confirmed where login becomes impossible after time passes. Here is a summary of the investigation results.
Cause: Swapping Due to Insufficient Memory# 各コンテナのmem_limitの合計は以下の通りです。
サービス mem_limit alfresco 1,900 MB transform-core-aio 1,536 MB share 1,024 MB solr6 2,048 MB activemq 1,024 MB postgres 512 MB content-app 128 MB control-center 128 MB proxy (traefik) 128 MB 合計 約 8.4 GB
With an 8 GiB VM, the OS itself uses 1-2 GB, so only 6-7 GB of memory is effectively available for containers. This results in the following chain of events.
c u r " | l h t p - t y s p t : h - / u n l 3 a o d c - m a m i l n h j : o s a s o d t n m : . i 8 t n 0 o 8 o \ 0 l / a l f r e s c o / a p i / - d e f a u l t - / p u b l i c / a l f r e s c o / v e r s i o n s / 1 / p e o p l e / - m e - " \ 0
1. Increase VM Memory (Recommended)# A minimum of 12 GB , recommended 16 GB of memory is required.
2. Extend Authentication Ticket Validity# By default, authentication tickets expire after 1 hour . You can extend this with the following settings (already configured in this article’s compose file).
c u r " | l h t p - t y s p t : h - / u n l 3 a o d c - m a m i l n h j : o s a s o d t n m : . i 8 t n 0 o 8 o \ 0 l / a l f r e s c o / a p i / - d e f a u l t - / p u b l i c / a l f r e s c o / v e r s i o n s / 1 / p e o p l e / - m e - " \ 1
3. Enable DB Connection Pool Validation# Connections may leak during long operation, making authentication requests unprocessable (already configured in this article’s compose file).
c u r " | l h t p - t y s p t : h - / u n l 3 a o d c - m a m i l n h j : o s a s o d t n m : . i 8 t n 0 o 8 o \ 0 l / a l f r e s c o / a p i / - d e f a u l t - / p u b l i c / a l f r e s c o / v e r s i o n s / 1 / p e o p l e / - m e - " \ 2
4. Diagnostic Procedures# Verification steps when problems occur.
c u r " | l h t p - t y s p t : h - / u n l 3 a o d c - m a m i l n h j : o s a s o d t n m : . i 8 t n 0 o 8 o \ 0 l / a l f r e s c o / a p i / - d e f a u l t - / p u b l i c / a l f r e s c o / v e r s i o n s / 1 / p e o p l e / - m e - " \ 3
Summary# In this article, we experienced the entire records management lifecycle via REST API using Alfresco Governance Services Community Edition 25.3.0.
Built the classification scheme of File Plan -> Category -> Record Folder ドキュメントの Record declaration → Filing → Record completion 保持スケジュール の設定（Cutoff → 保持 → 廃棄）Cutoff の実行による現用から非現用への移行Legal preservation through hold (temporary suspension of disposal) Checking user/group management and audit logs There were many things that could only be understood by actually trying them, such as the need to use GS REST API (v1) and Legacy API appropriately. In particular, the knowledge that Legacy API works more stably for adding retention actions is useful in actual operations.
We also organized the causes and countermeasures for the login failure problem due to insufficient memory. When operating Alfresco in a Docker environment, securing sufficient memory is important.
